La tecnología informática en la transformación de los procesos administrativos

Dr.  Víctor Ml.  Morales Matus
M.Sc. Microbiología.  UCR
Máster en Admnistración de Empresas, ULACIT

Resumen

Este documento presenta una pequeña descripción del desarrollo, a partir de los años 40 y hasta la fecha actual, de la evolución histórica de la herramienta computacional, en su impacto sobre los diferentes bloques del proceso administrativo, ubicados en el tiempo desde los modelos lineales y aislados hasta las aplicaciones de teoría de sistemas que caracterizan la informática administrativa de nuestros días y del futuro inmediato.

Presenta asimismo una discusión sobre los alcances de los esquemas de planeación estratégica, en el marco de los problemas de gestión del presente.

Definitivamente, la tecnología en general ha sido la causa principal y la acción más directa para la transformación del trabajo de las organizaciones en la posguerra del siglo XX.  Tanto los bienes de capital «duros» (computadores, teléfonos, videos, facsímiles, grabadoras, etc.), como los programas y sistemas de información y comunicación en general, han incrementado enormemente la productividad y eficiencia de las organizaciones.  Tenemos como ejemplos los siguientes: bases de datos en redes de todo orden y topología, sistemas de reservaciones en aerolíneas, sistemas de contabilidad y nóminas, archivos clínicos en centros de salud, sistemas de conmutación electrónica y un sinnúmero de otras aplicaciones a procesos administrativos.

Esta inversión en recursos humanos y materiales que han efectuado las organizaciones en la segunda mitad del siglo XX, ofrece muchas soluciones y a la vez problemas de toda índole.  Por ejemplo, en el área de investigación espacial, existen programas de simulación para misiones espaciales, en los cuales se valoran miles de variables antes de realizar físicamente el viaje.  Asimismo, en áreas más convencionales como mercadotecnia, es posible analizar una multiplicidad de variables por programación lineal u otras herramientas analíticas en la etapa de diseño, con anterioridad al lanzamiento de un producto o servicio.

Toda esta tecnificación de la toma de decisiones ha revolucionado muchos aspectos de estrategias de mercado y competitividad.  A principios del siglo XX, la estructura de las organizaciones privadas era fácil de percibir.  Existía una clara división tanto estructural como funcional en las empresas, e incluso muchas veces de tipo legal, o bien, dictada por la costumbre.  Los bancos se encargaban de la custodia y uso del dinero, las casas de bolsa se entendían con acciones y bonos, las de bienes raíces manipulaban terrenos y transacciones en escrituras, y las compañías de seguros, pólizas sobre propiedades o vidas.  Pero en determinado momento, las barreras que naturalmente se habían erigido, asimismo fueron cayendo, debido a que la información fue tomando un carácter más concreto y dinámico: los bancos procesan información o, lo que es equivalente, dinero, involucrado en moneda, acciones, seguros y propiedades.  Hoy, las funciones de la Ford Motors no solo abarcan venta de autos, sino que están sumamente diversificadas en otras áreas de la economía nacional e internacional: otras empresas de la Corporación Ford, denominadas «unidades estratégicas de negocios» (UEN), abarcan bienes raíces, recursos naturales, turismo, ecología, etc.  Los teóricos llaman a esta estrategia «diversificación multicéntrica», que se diferencia de la concéntrico por cuanto en esta última las unidades de negocios tienen misiones muy similares.  Esto demuestra que nuestras sociedades han sufrido, recientemente, una verdadera evolución hacia la complejidad, con ruptura de barreras tradicionales de comportamiento organizacional, a lo que se ha llamado «globalización» del sector económico o socioeconómico¹.  Esto es, de hecho, el producto más importante que ha brindado la tecnología en general, y la tecnología informática en particular.

En un inicio, los productos tecnológicos recién aportados son usados por unos pocos, los llamados «Iíderes innovadores».  Recordemos el caso de una compañía privada transnacional que introdujo unos «grandes aparatos» de telefonía portátil.  Estas empresas toman la novedad: no hay experiencia, no hay infraestructura institucional ni social coadyuvante, de forma que existe un porcentaje alto de incertidumbre sobre el retorno real de las inversiones.  De este modo, el precio de esos productos es elevado.  Por ello, los primeros usuarios de computadoras, que en su momento pudieron llamarse «capitalistas de riesgo», tuvieron que desarrollar lenguajes y sistemas operativos individualizados para resolver sus problemas «caseros».  Solo unos cuantos individuos y unas cuantas firmas se beneficiaban a un gran costo con su novedoso «manejo de la información».  Sin embargo, después de los 60, la irrupción de las computadoras personales (PC) popularizó el uso de estas herramientas tecnológicas, de modo que hoy existe toda una infraestructura e incluso cultura del campo, que permite con mucha mayor facilidad la implantación.  En el terreno de los procesos administrativos, sin embargo, algunos autores como Sutton², piensan que ha habido cierta discordancia entre la escala de desarrollo de los sistemas y su aceptación y aplicación por los administradores.

Tres modalidades son reconocibles en el trabajo de los sistemas de información, las que son: uso de procesos aritméticos, ejecución de funciones lógicas y, por último, implementación de operaciones de entrada/salida.

Las operaciones aritméticas comprenden el procesamiento de datos por medio de cómputos elementales: adición y sustracción, multiplicación y división, tal como en el caso de un control de inventarias.  Por otro lado, las funciones lógicas fijan pasos a seguir ante diferentes situaciones preestablecidas, tal es el caso del control de pago por horas suplementarias laboradas.  Por último, las operaciones de entrada/salida constituyen un proceso en el cual la información es generada a través de una unidad central de procesamiento (CPU) para almacenamiento y uso posterior, como el caso de los sistemas de nómina de pagos, en los que se introduce un estándar de datos y sale un cheque.

La tipología de cada organización prefigura su sistema de manejo de la información, de tal forma que cada aplicación, por rudimentaria que esta sea, debe estar acoplada a las necesidades de la organización.  Según Sutton³, las necesidades administrativas evolucionaron a través de tres facetas: la primera viene a ser la manipulación de la información a nivel de las transacciones, en forma espontánea, individual.  En segundo término, el denominado «control de operaciones», que asegura que las distintas divisiones del proceso administrativo sean realizadas; y por último, una previsión del futuro, que es la planeación estratégica, basada en el enfoque de sistemas, que va más allá de lo operativo, para abordar lo estratégico, lo «holográfico» en tiempo y espacio, lo «global».

Podemos dividir la evolución del uso de las computadoras en los negocios en cuatro períodos:

a) Período introductorio, o Primera Generación, que va de 1940 a 1955.

b) Período de multiplicación, o Segunda Generación, que va de 1955 a 1965.

c) Período de sofisticación, o Tercera Generación, de 1965 a 1980.

d) Período de madurez, de 1980 hasta nuestros días.  Esta Cuarta Generación, también puede denominarse «Era de la Información».
 

Durante el primer período, se llevaban a cabo acciones de teneduría de libros, en forma manual, rutinaria, con archivos departamentales separados; por ello ocurrían frecuentemente errores de coordinación o comunicación, duplicaciones, incongruencias e inexactitudes y también retrasos.  En el equipo, se distinguían los tubos al vacío, y se usaban dígitos binarios de orden 0,1 en aplicaciones digitalizadas, de tal fonna que las máquinas eran de tipo electromecánico, y usaban tarjetas perforadas.  Ya para finales de 1950, la computadora electrónica digital había ocasionado cambios importantes en el procesamiento de datos, como por ejemplo, la reducción en los volúmenes de papeleo.

Con posterioridad a 1950, los transistores reemplazaron a los tubos al vacío, con lo cual se popularizó el uso, por cuanto los aparatos resultaron ser más rápidos, compactos y baratos.  Además, para 1960 las industrias de procesamiento y soportes empezaron a florecer a medida que el mundo empresarial fue depositando más confianza en la nueva tecnología.  Es interesante que las aplicaciones han ido aumentando el nivel de complejidad y capacidad a medida que las empresas líderes las han utilizado en su gestión.  En la segunda etapa, o período de multiplicación, hubo un crecimiento del número de usuarios, pero aún no había una verdadera centralización o integración de cada sistema, ya fuera por desconocimiento, falta de estándares, o bien, inestabilidades propias de la transición.

La familia de IBM sistema - 860 marca el inicio de la tercera era, o período de sofisticación.  Para entonces, ya se podía realizar todo tipo de procesamiento básico de datos, con un equipo en que se incorporaron los circuitos integrados y las llamadas «pastillas» (chips).  Como ya se podían efectuar operaciones de entradalsalida, este detalle facilitó las operaciones de control.  Con posterioridad a 1970 ocurrieron dos cambios importantes: el primero significó el poder interactuar con la máquina en el puesto de ventas o atención al cliente, y el otro fue el acople de los sistemas telemáticos.  Pero los problemas de disfunción o incompatibilidad no se hicieron esperar, además de problemas otra vez ligados a la transición.

Por último, la Cuarta Generación o Era de la Información y del planeamiento estratégico, comprende una utilización plena del recurso tecnológico, la cual se basa en la computación a todo nivel, a lo que podemos denominar estandarización y globalización de la «inteligencia informática»⁴.

Esta capacidad para procesar datos, que aumenta día con día, ha encontrado problemas de administración tan importantes como otros en el pasado, solo que ahora son de otra índole: falta de compatibilidad, delito electrónico, mal funcionamiento, exceso de codificaciones, rápida obsolescencia de equipos y sistemas, así como otros factores.  Pero, en todo caso, el impacto neto ha sido positivo, y no es aventurado pensar que pronto vendrá una quinta era en la evolución del procesamiento electrónico de datos, una vez que se implanten soluciones reales a los problemas relevantes de la era actual.
 

1. Applegate, L.M., Cash, J.I. y D.Q. Mills (1988).  Information technology and tomorrow's manager.  Harvard Business Review.  Nov., Dic. pp. 128-132.         [ Links ]

2. Sutton, J. A. (1978) A session on innovative applications. Proceedings National Conference on Information Systems Development.  February, pp. 1-2.         [ Links ]

3.    Sutton, J. A. Opus cit.         [ Links ]

4. Gore and Stubbe (1984).  Elements of Systems Analysis.  Towa Edition.         [ Links ]