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Revistas de Ciencias Administrativas y Financieras de la Seguridad Social

Print version ISSN 1409-1259

Rev. cienc. adm. financ. segur. soc vol.11 n.2 San José Jan. 2003

 

Redacción y presentación de informes

Carlos E. Fuentes Bolaños 1

Resumen

El artículo expone algunas técnicas básicas para la redacción de informes, los cuales son un medio de comunicación importante. El pensamiento lógico, la concatenación de ideas que significa una exposición clara y ordenada son partes fundamentales de lo que este artículo abarca, con el propósito de que sea una herramienta para el ejercicio de la redacción. Fondo y forma de los informes se conjugan para elaborar un mensaje comprensible. Se anotan varios ejemplos de informes, sin pretender agotar las múltiples posibilidades que en su tratamiento pudieran existir. También se comentan algunas técnicas para la exposición oral.

1. La estructura de un informe

Justificación

La comunicación en el caso de la administración de las organizaciones es muy importante para la consecución de los objetivos. La comunicación organizacional se establece por diferentes vías, siendo una de ellas la presentación de informes de manera escrita y oral.

El informe como elemento de comunicación, ha de poseer una serie de características para que cumpla con su cometido primordial. Estas características van desde su presentación visual (ordenado y legible), pasando por los elementos estructurales fundamentales como la lógica de presentación, la exposición de ideas, la calidad de las fuentes mencionadas y la combinación e interpretación de los datos.

El informe debe poseer al menos dos características esenciales: a) que las personas a las que va dirigido lo lean porque es bueno y consistente; b) que otras personas que no necesariamente sean especializadas en la materia de la que trata el documento, lo puedan comprender sin mayores dificultades.

Lo anterior puede lograrse si quien redacta el informe tiene claras las ideas que va a expresar y ha fundamentado su posición en marcos de referencia que le den solidez a lo comunicado. Por supuesto que la claridad en el desarrollo de las ideas pasa por la lógica de su exposición.

El desarrollo de un informe ha de contar con un marco lógico de investigación que quede asentado en la validez de las ideas que se expresan. El método de exposición de ideas se prueba por medio del criterio de la objetividad, por lo cual es indispensable seguir un método expositivo, que dé referencia de las técnicas de trabajo empleadas, de los indicadores y demás variables consideradas.

El informe debe hacer mención precisa de las técnicas utilizadas para la recopilación de los datos que lo sustentan y del procedimiento de trabajo empleado. Por ejemplo, si se trata de un método con base en entrevistas, debe mencionarse el propósito de estas, la técnica utilizada en su elaboración y el criterio de escogencia de los entrevistados. Dentro de ese criterio de escogencia hay que indicar las características comunes de las personas entrevistadas con respecto al tema o aquellos elementos que las diferencian entre sí. Si lo que incluye es un análisis documental, también el informe debe precisar el tipo de documento revisado, los elementos que interesan estudiar y los periodos tomados en consideración dentro del cual se encuentran ubicados esos documentos.

Con base en lo anterior, la idea es que se necesita dejar constancia del criterio de selección que privó para elegir el camino de la recopilación de la información que le da sustento al informe.

Conforme las técnicas utilizadas para recopilar la información, el contenido del informe debe indicar cómo es que se va a analizar el objeto de estudio: si es que se van a comparar los datos, si se va a desarrollar un análisis de contenido, si se presentará una visión crítica de los hallazgos o cualquier otro elemento que aclare la objetividad del tema tratado.

Es un informe viable aquel que expone con claridad los elementos tomados en consideración para su desarrollo. Los informes evaluativos, a modo de ejemplo, han de ser muy rigurosos con el método, por cuanto toda evaluación implica un criterio. Todo criterio, por norma, debe ser objetivo. El criterio subjetivo, es el que se fundamenta en juicios de valor, los cuales no parten de la evidencia. El criterio objetivo, por el contrario, se basa en la evidencia. La ciencia está basada en lo que tiene certeza, en lo que es verificable. Repasar si todo criterio exteriorizado en el informe tiene base en hechos verificables, es una tarea básica para su consolidación como documento. Todo ello enlazado con la lógica de exposición coherentemente hilvanada.

1. La lógica de exposición

Una manera de desarrollar las ideas es tener presente la lógica de exposición, tratando de delimitar dónde termina una idea e inicia otra, de tal forma que no se opongan sino que se complementen.

Una idea es un pensamiento completo, debidamente diferenciado de otro. La concatenación de ideas determina un tipo de exposición que transita por un orden determinado.

Es posible que cuando no se tenga un objetivo claro de lo que se desea expresar, las ideas fluyan sin mayor lógica, lo que lejos de transmitir un mensaje claro, lo confunden. La sucesión de ideas sin orden lógico causa distorsiones en la comunicación.

Al redactar un informe la idea principal tiene que quedar claramente expresada y fundamentada, según el área de la cual estemos tratando (administrativa, jurídica, médica, etc.). La fundamentación, como se dijo, parte de un referente documentado que le dé solidez a lo que se expresa.

La exposición de ideas obliga a desarrollar el pensamiento lógico. Sin desarrollo del pensamiento lógico, es difícil establecer una comunicación clara en un escrito.

El pensamiento lógico obliga a ordenar las ideas, a expresar juicios con suficientes criterios. Un juicio debe ser objetivo si de técnica se trata; de tal modo que no tienen cabida los juicios de valor. Los juicios de valor nos inundan el pensamiento, básicamente porque tenemos experiencia de vida; pero en términos técnicos nuestra experiencia de vida es importante expresarla a partir de datos verificables y no de generalizaciones. Toda ciencia posee un conjunto de teorías y de referencias empíricas a las cuales se debe acudir para ampliar la propia visión del objeto de estudio. Es lo que se denomina como marco de referencia o teórico (marco jurídico, teorías de salud pública, teoría administrativa, ciencias básicas, etc)

Una técnica previa a redactar un informe, es realizar un esquema general de por dónde ha de discurrir el

pensamiento. Es un hecho que los esquemas ayudan, sean estos mentales o gráficos. Cuando se va a redactar un informe el diálogo interno es lo que uno podría llamar el esquema mental (hacer, rehacer, deshacer...), y el esquema gráfico ayuda a ordenar lo que hemos de comunicar. El esquema inicial puede variar, conforme se va desarrollando la lógica de exposición. "Si se prepara un buen plan general, la organización y redacción de los párrafos será más fácil, porque cada uno de estos tendrá una concreta relación con las frases guía de dicho plan..." (I.F. Azofeifa, 54)

2. El marco de referencia

La indagación previa a redactar un informe

Es necesario que todo informe esté sustentado en un marco de referencia específico, sea este escrito (documental, bibliográfico), o con base en lo expresado por personas consultadas o por datos extraídos de una realidad que ha sido investigada mediante un método y unas técnicas suficientemente confiables.

Para el éxito en la indagación previa, debe estar claramente especificado el tema a tratar, pues este es la guía para conseguir la información necesaria. Una vez que se tenga pensado el tratamiento que se le pudiera dar al tema, se inicia la indagación bibliográfica o la consulta con personas de experiencia que pudieran dar orientaciones valiosas. El marco teórico siempre se ha de referir al tema, sin divagar en otros aspectos que no estén relacionados con él:

"Un buen marco teórico no es aquel que contiene muchas páginas, sino el que trata con profundidad únicamente los aspectos relacionados con el problema, y vincula lógica y coherentemente los conceptos y proposiciones existentes en estudios anteriores." (Hernández Sampieri et al. 50)

Si bien en un informe no se va a realizar teoría, es necesario contar con un marco mínimo de referencias para fundamentar su presentación. La consulta teórica o la revisión de cualquier otro documento relacionado con el tema o el conocimiento de datos extraídos con rigurosidad metódica, amplía el horizonte de los conocimientos.

Esta es una etapa de reflexión y de ordenamiento de la información. Se recurre a las anotaciones o fichas temáticas para luego utilizarlas en el momento de realizar el informe. Es recomendable que la revisión documental se presente de manera organizada.

En cualquiera de nuestras disciplinas (abogacía, trabajo social, economía, administración, ciencias de la salud, etc...) existe un conjunto de conocimientos que se deben tener como referencia en el momento de emitir un juicio, un criterio o una opinión debidamente documentada. Este conjunto de conocimientos se le denomina estado del arte o marco teórico. Algunos autores también denominan a esta fase como marco de referencia, el cual consiste en el ejercicio de extraer, recopilar y ordenar información y criterios relevantes, atinentes al problema de investigación.

La opinión fundamentada se basa en ese conjunto de conocimientos y apoya nuestro razonamiento en un determinado momento. Este apoyo debe quedar consignado en el trabajo de tal manera que, sin perder la originalidad de desarrollar un punto de vista propio, se reconozca el aporte de las personas, instituciones, investigaciones previas, criterios y de toda aquella fuente consultada.

Toda cita que se realice en forma textual debe quedar claramente consignada en el escrito, de tal modo que el lector reconozca al autor de la idea, el título de la obra (documento, criterio, informe...) el lugar de la edición, la fecha y los números de página de donde se obtuvo la cita. Las citas de las fuentes tienen distintas formas de presentación, pero en un mismo texto deben guardar uniformidad.

Un paso a tener en cuenta es que las fuentes consultadas pueden ser primarias, secundarias o terciarias. Las primarias son fuentes fundamentadas en el dato original que le da explicación a un determinado hecho científico o social. Son las fuentes construidas con base en la indagación directa sobre el objeto de estudio. Las fuentes secundarias por lo general son una referencia de las primarias o una interpretación de estas; es la referencia de algo que ya está indagado o del dato que se consulta y que fuera elaborado por otra persona. Las terciarias son aquellas agrupadas en folletos, catálogos, boletines de información u opiniones de personas que tengan conocimiento de un hecho pero del cual no fueron partícipes directas. Hasta donde sea posible, el informe ha de ser sustentado en fuentes originales (primarias) lo cual es un indicador de que la materia ha sido suficientemente investigada. Si se recurre a fuentes bibliográficas, estas deben responder a un criterio de selección exhaustivo, tomando aquellas que contengan un fundamento calificado.

De Ecco, se anota lo siguiente:

"Una fuente puede ser de segunda mano por diversos motivos. Si quiero hacer una tesis sobre los discursos parlamentarios de Palmiro Togliatti, los discursos publicados por Unitá serán fuentes de segunda mano. Nadie me garantiza que el redactor no haya hecho cortes o cometido errores. Serán fuentes de primera mano las actas parlamentarias. Si consigo encontrar el texto escrito directamente de la mano de Togliatti, dispondré de una fuente de primerísima mano. Si quiero estudiar la declaración de independencia de los Estados Unidos, la única fuente de primera mano es el documento auténtico." (Ecco, 76)2

3. La redacción del informe

El proceso de redacción

Con la indagación previa realizada, se comienza a redactar el informe. Para ello se deben considerar algunos aspectos de relevancia como son los siguientes: todo informe debe contener un objetivo general y un determinado número de objetivos específicos. Ellos deben ser redactados de tal manera que al desarrollar el trabajo, no queden aspectos importantes sin tratar.

El objetivo general se refiere al propósito del tema que se informa o del problema estudiado. Está constituido por el qué de la materia, el cómo se trata y el para qué se trata. Es la guía que brinda los elementos básicos, de ahí que debe ser sólidamente fundamentado. Los objetivos específicos se derivan del objetivo general; son guías esenciales para alcanzar lo propuesto en aquel.

Lo deseable es que de los objetivos se puedan extraer algunos indicadores de carácter verificable, con lo cual se evita el riesgo de las generalizaciones en el momento de desarrollarlos.

4. La justificación

Los informes tienen su origen en una necesidad (petición, respuesta a un problema, observación...) De ahí que se necesita redactar una justificación del porqué se está presentando. En la justificación se incluye el propósito (objetivo general) y los objetivos específicos. La justificación contiene el marco de referencia y las ideas de lo que se va a tratar en su desarrollo. Este apartado es una referencia a lo que contiene el cuerpo del trabajo, teniendo como norte atraer la atención del destinatario y de cualquier posible lector. Es el inicio de un pensamiento, y como tal, debe ser lógico, congruente y sintácticamente bien elaborado. La concatenación de las ideas se construye desde el inicio. La concatenación es sinónimo de congruencia de pensamiento, de unión de partes y de síntesis. Es sinónimo de conocimiento suficiente del uso de tiempos verbales, personas gramaticales, periodos, datos, hechos y citas.

La justificación es un esfuerzo para plantear, desde un inicio, los hechos de modo claro y sencillo, sin perder por ello la rigurosidad técnica que lo respalda. Es una forma de crear una orientación que guía al lector sobre el propósito del informe y su pertinencia en tiempo y espacio.

5. El desarrollo

Realizada la justificación, el informe continúa con el desarrollo de los objetivos planteados al inicio. En el desarrollo se deben tener en cuenta los objetivos, para que el texto trate en extenso lo que dijo que iba a tratar. Este apartado ha de ser congruente, lo cual significa que las ideas se deben presentar debidamente concatenadas.

Una idea debe explicarse por sí misma; no hay que dar nada por entendido. La fundamentación de cada idea es la base de una construcción sólida del mensaje. Cada párrafo ha de contener una idea desarrollada en forma lógica y por tanto bien sustentada.

El desarrollo es la sucesión de ideas para llegar a un propósito determinado. Es aquí en donde el dato verificable, la indagación bibliográfica y con personas conocedoras del tema cobran relevancia, puesto que forman parte de las fuentes que apoyan el criterio expresado.

Es necesario el ejercicio de la creatividad para no caer en redundancias, juicios de valor, exposición de datos sin mayores relaciones con el texto y la falta de síntesis.

El desarrollo es el corpus del trabajo, de tal modo que dentro del texto debe ser adecuadamente distribuido; en este sentido el esquema que se elaboró al inicio cobra relevancia como una guía para no dejar por fuera elementos que pueden ser importantes.

Un desarrollo lógico permite una mayor identificación por parte del lector con la exposición de las ideas presentadas en el texto.

La combinación de hechos, la reelaboración de ellos en forma de ideas y la síntesis, son elementos consustanciales del desarrollo del informe. El uso adecuado de las referencias, cuando se requieran, forma parte de un hilo conductor de la exposición.

Se puede haber recogido muchos datos, pero al momento de expresarlos y combinarlos no se aprovechan al máximo, precisamente porque falla la concatenación o el pensamiento lógico para combinar, sintetizar e interpretar. Muchas veces ante el cúmulo de datos, quien debe interpretarlos se obnubila, a pesar del esfuerzo que haya puesto para recopilarlos. Ello suele suceder por la falta de un esquema lógico de exposición.

6. Las conclusiones

Las conclusiones deben estar ligadas con el propósito general y con el objetivo u objetivos planteados. Las conclusiones constituyen la síntesis ordenada de los hallazgos y expresan la calidad del análisis realizado, por su solidez y criterio expresado. El manejo de la información ha de ser lo suficientemente completo, para que cada conclusión sea acertada.

Por la forma como ellas se exponen, las conclusiones reflejan hasta dónde se ahondó en el tema tratado. Son el criterio justificado con base en hechos o datos analizados, lo cual las aleja de todo juicio de valor. El criterio justificado es lo que le da el carácter de objetividad requerido y la rigurosidad en la exposición del pensamiento. La rigurosidad de exposición es la que se sustenta en una ilación desde el principio.

No es tanto la cantidad de las conclusiones lo que le da validez a una exposición, sino la calidad de estas, la cual se mide por la lógica, la coherencia y la claridad. De hecho, que la cantidad está determinada por los objetivos planteados, a fin de que ningún objetivo se quede sin ser tratado en este apartado del informe.

En esta parte se recogen las ideas planteadas en el desarrollo del trabajo. Las conclusiones reflejan los hechos más notorios que por tales deben ser resaltados para fundamentar las recomendaciones que del trabajo se deriven. Constituyen una posición que se extrae del propio desarrollo del texto y su esencia está en el análisis que hasta ese momento se ha realizado con respecto al objeto de estudio.

De las conclusiones, Armando Asti Vera anota:

"La conclusión debe proporcionar un resumen, sintético pero completo, de la argumentación, las pruebas y los ejemplos (si se presentan) consignados en las dos primeras partes del trabajo. Esta parte debe poseer las características de lo que hemos llamado síntesis. En primer lugar, la conclusión debe relacionar las diversas partes de la argumentación, unir las ideas desarrolladas. Es por esto que se ha dicho que, en cierto sentido, la conclusión es un regreso a la introducción: se cierra sobre el comienzo(...) Queda así en el lector la impresión de estar ante un sistema armónico, concluso en sí mismo". (A. Asti V. 170)

7. Las recomendaciones

Las recomendaciones se desprenden directamente de las conclusiones. Van de la mano del criterio informado, el cual es producto del análisis de la situación estudiada. Deben conservar su carácter de objetividad y estar basadas en los principios de pertinencia y viabilidad. Estas se derivan del análisis de los hallazgos y están ligadas con el corpus general del trabajo.

Son recomendaciones pertinentes si se fundamentan en hechos objetivos y por tanto verificables. El carácter de pertinente es el que les da solidez. La viabilidad se basa en razones de oportunidad de llevarlas a cabo en tiempo, espacio, recursos a invertir, legalidad y otras de similar naturaleza.

La redacción de una recomendación debe contener al menos el para qué se recomienda y las personas u organismos responsables de llevar adelante lo que en ella se propone. Ello quiere decir que, en su carácter de especificidad en el planteamiento, se tienen presentes las distintas posibilidades y la forma de ejecutar lo especificado.. .

Al plantear una recomendación se debe dominar la totalidad de los elementos implícitos o explícitos en ella, de tal modo que claramente han de exponerse los criterios que la sustentan, de tal forma que quien redacta muestra conocer los alcances de estos. En caso de no ser expuestos con grado de detalle, se deben acotar aquellos componentes que deben tenerse en cuenta para llegar a cumplir con determinada recomendación, con indicación de las fases que se deben agotar para llegar a lo propuesto (recursos, personas responsables, tiempos, estrategias de trabajo, etc)

Las recomendaciones no deben quedar en el espacio de los deseos o en el de la imaginación de quien las realiza. Por lo tanto, al igual que en las técnicas metodológicas, deben sobresalir hechos que se pueden medir de alguna forma, o razonablemente alcanzables.

Las recomendaciones, por lo general, constituyen la parte final de un informe y ellas son el reflejo de la profundidad del análisis y del tratamiento y enlace que se hizo de la información. Estas no son la salida fácil para terminar un asunto, sino que son un cierre sustentado en la sana crítica y en las evidencias.

El acto de recomendar se realiza con objetividad, tal y como se ha de haber iniciado el planteamiento y el análisis del problema. Las recomendaciones que no se basan en la evidencia, lo que llegan a formar es un listado de propósitos sin mayores fundamentos que el ejercicio de hechos que, en apariencia fueran extraídos del sentido común, carecen de fuerza.

Una recomendación implica una situación seria, que puede afectar a terceras personas o la eficiencia de un proceso. Estar seguro de lo que se recomienda dentro del plano de lo verificable y razonablemente aceptado, es una responsabilidad que se funda en la rigurosidad del planteamiento. Sin rigurosidad metodológica se llega a criterios que son fácilmente rebatibles o que no producen mayor impacto. Una recomendación mal planteada, puede dar al traste con una buena idea. Hay que tener presente la consecuencia del error, especialmente cuando ello puede afectar a personas o intereses de terceros.

Recomendaciones sustentadas en la sana crítica, en la lógica del pensamiento y en el análisis objetivo de los hechos, refuerzan la seriedad de todo informe.

Concluimos esta fase con lo dicho por J. Hessen: "Pero no es suficiente que un conocimiento sea verdadero; es necesario que podamos adquirir la certeza de que sea verdadero." (J. Hessen, 27). Las recomendaciones como las ideas planteadas en el texto, deben ser fundamentadas, probadas, mediante una aprehensión mental del objeto estudiado.

8. La redacción final

El orden lógico se refiere a la concatenación de cada una de las partes componentes del documento y a la claridad de exposición en el momento de desarrollar el pensamiento. Dentro de ese orden lógico intervienen la existencia de subtítulos o apartados dentro de su exposición, los cuales corresponden a la idea general o tema específico tratado.

La coherencia, como parte fundamental de ese orden lógico, se basa en que haya consistencia en lo escrito. La consistencia inicia por la propiedad en el uso de los vocablos o expresiones, especialmente cuando se refiere a alguna rama especializada del conocimiento o del quehacer laboral. Es consistente cuando las citas corresponden y refuerzan el propio pensamiento o tesis planteada. Las citas nunca deben suplantar el punto de vista de quien redacta, sino que son el refuerzo de la exposición de una idea.

También adquiere grado de consistencia cuando la sintaxis está bien empleada. Se requiere cuidar los giros idiomáticos como el uso adecuado de los tiempos y las personas gramaticales; así como la construcción de las oraciones y la de los párrafos. La comunicación escrita es fondo y forma y el uno y la otra se complementan.

Un informe guarda el orden lógico iniciando por la estructura de sus apartados, la lógica de la exposición, el uso de fuentes y su combinación, el desarrollo del pensamiento, el método en que se basa, la sintaxis apropiada y la bibliografía consultada y citada.

II. Diversos tipos de redacción

La redacción es muy personal; depende de la habilidad de quien redacte. Sin embargo podemos distinguir informes, más por su forma de redacción, como por su contenido. El contenido del informe está caracterizado por la materia de la cual trata: un informe de Auditoría, difiere de un informe de Jurídicos. Un informe de Trabajo Social difiere de uno de Ingeniería. ¿Qué es lo que diferencia a uno del otro?

Podría decirse que una diferencia esencial es el lenguaje de cada una de esas materias del quehacer profesional. Cada disciplina tiene un lenguaje determinado, una jerga, que la diferencia de otra. El profesional de una determinada disciplina emplea términos y estructuras propias del lenguaje de su especialidad. En el lenguaje hablado, este uso de términos específicos hace que, aunque sepamos que se está hablando el idioma español, no nos podamos involucrar íntegramente en una conversación. Los giros técnicos son términos especializados para especialistas en la materia y eso está bien, por cuanto cada disciplina tiene un cuerpo específico de conocimientos que se ampara y que se comunica precisamente en un lenguaje propio.

Por eso cuando nos enfrentamos a un escrito jurídico, sabemos que es de esta rama del conocimiento, porque quien lo presenta lo hace a partir de una serie de conocimientos acumulados que se expresan mediante una serie de giros técnicos especializados. Estos escritos están conformados por doctrina jurídica en la cual se basa el acto de comunicación. Es común ver en ellos análisis de leyes, convenios, tratados, jurisprudencia, filosofía del derecho y temas de similar naturaleza, para desarrollar el pensamiento de quien hace la exposición escrita. La fundamentación de ideas para desarrollar una tesis, es la base esencial de este tipo de escritos, como lo es para cualquier otro tipo de comunicación de carácter especializado.

Un informe producto de una evaluación, es una exposición de hechos a partir de la indagación que se realiza de una situación determinada. Es de carácter temporal, es decir, que lo presentado se refiere al análisis de hechos en un periodo determinado. Dentro de esta temporalidad el informe puede indagar sobre la legalidad de un acontecimiento específico, confrontado con el cuerpo normativo existente. El análisis documental, es básico dentro de este tipo de actuación, por ser el documento la vía en la que se expresa un determinado acto. La consulta a personas también queda expresada en el informe de este tipo, y esta busca indagar a profundidad el hecho analizado. Los informes financieros, las estadísticas, actas y otros documentos, forman parte también de las fuentes de esta clase de comunicación. Por lo mismo, también estos documentos tienen su lenguaje particular, el cual se encuentra en el cuerpo de normas que analiza (leyes, reglamentos, decretos, acuerdos, convenios, etc.) de carácter legal, la parte administrativa que los sustenta, la financiera y de cualquiera otra disciplina que intervenga en el análisis.

Uno de los elementos importantes de este tipo de informes, son las recomendaciones contenidas en él, las cuales se han de derivar del análisis específico realizado. Estas, como se dijo anteriormente, han de tener el carácter de pertinentes pues se deben fundamentar en hechos objetivos y por tanto verificables. La pertinencia es la que le da solidez a esta comunicación, por el carácter vinculante que pudieran tener.

De los informes evaluativos también se tienen aquellos relacionados con la evaluación de proyectos, sea que esta se realice antes de iniciar el proyecto, durante su ejecución o después de haberlo finalizado. Los entendidos en la materia denominan a estas fases como evaluación ex- ante, durante y ex-post. La evaluación de proyectos es toda una disciplina con sus fundamentos específicos y ella puede ser tanto económica como social.

El informe financiero también tiene sus particulares características. Se fundamenta en cifras económicas, contables y financieras, para explicar una serie de razones. A estas razones se les llama razones financieras.

El informe financiero tiene particularidades específicas que dominan los técnicos en la materia. Dentro de estos informes se exponen, por ejemplo, datos relativos a la actividad de la empresa (actividad principal, características del mercado, participación en el mercado, competencia, análisis histórico de las ventas y proyección de ventas e ingresos) Estos informes contienen el balance de la situación y el estado de los resultados, a partir de los cuales se pueden derivar las razones financieras, algunas de ellas conocidas como razón de apalancamiento, razón de endeudamiento, razón de liquidez y razón de rentabilidad, entre otras.

El informe financiero se nutre del lenguaje de las matemáticas financieras y de términos económicos, lo cual hace la particularidad de este tipo de comunicación. Del análisis y la interpretación de los datos en él contenidos, depende la exposición que realice quien lo plantea. En este tipo de informes, el dominio del análisis y de la interpretación juegan un papel importante, en razón de tomar decisiones de carácter económico.

Un informe de las ciencias de la salud, también tiene sus particularidades. La jerga, como la jurídica, la financiera, la económica o las de las ingenierías, tiene sus giros específicos. Este tipo de informes, por lo general se refieren a investigaciones realizadas en el campo de situaciones individuales o colectivas de la salud y son formas de reportar avances en un área específica de las ciencias aplicadas. Por lo general son el resultado de múltiples observaciones y verificaciones provenientes. del ejercicio de la investigación y que se apoyan en métodos estadísticos, demográficos, epidemiológicos y de comprobación en laboratorio.

El informe de carácter social (estudio sociológico; estudio de casos...) tiene también su cuerpo de conocimientos que lo diferencia de cualquier otro de los aquí señalados. Las ciencias sociales han aportado al desarrollo del conocimiento importantes teorías para explicar los fenómenos sociales, que también se expresan a partir de determinadas técnicas de intervención y de giros idiomáticos propios. Los fenómenos de naturaleza social, también tienen referentes específicos en el momento de ser comunicados por medios orales o escritos, los cuales son extraídos de la estricta verificación de los datos de una realidad específica.

Cualquiera que sea la disciplina, el informe contiene elementos comunes indisolubles: el marco teórico o de referencia en que se basan los conocimientos, la objetividad nacida de la evidencia, el método lógico de análisis, la referencia documentada y la capacidad de interpretación de quien lo realiza, entre otras características de especial importancia.

Independientemente de la materia que trate el informe, la característica común es la objetividad del análisis, la cual surge del método de trabajo que se emplee.

III. El momento de redactar

En muchas ocasiones el acto de redactar depende de nuestro propio estado de ánimo o de las circunstancias apropiadas para hacerlo. Es posible que el tema a tratar no concuerde en ese momento preciso con nuestra voluntad de ejercer un pensamiento lógico para desarrollarlo. En otras ocasiones sí estamos dispuestos a desarrollar el trabajo, pero existen interrupciones en el ambiente que no lo permiten, como por ejemplo querer redactar dentro de una sala ruidosa.

Si no existen los medios apropiados para redactar o el estado de ánimo no lo permite, debe aguardarse a que concurran las mejores circunstancias. Las ideas más importantes, acuden a nuestra mente en cualquier otra situación y no precisamente frente a la página en blanco. La página en blanco, en determinados momentos, es un reto hasta para los escritores más connotados.

La redacción de un trabajo tiene varias etapas. Primeramente se formula una especie de borrador con base en el esquema planteado. La redacción inicial siempre contiene una serie de errores que deben corregirse en las etapas sucesivas. En el momento de la redacción final se debe analizar el uso de giros idiomáticos, la sintaxis, la concatenación lógica de los párrafos, el tratamiento y la relación entre las ideas, el uso de los tiempos verbales y de las personas gramaticales, así como la secuencia de las fuentes y su cita correcta. Por lo general cuando redactamos un documento en la primera oportunidad, solemos repetir ideas y palabras en forma frecuente. Por ello en las revisiones posteriores ha de tenerse cuidado de corregir las repeticiones innecesarias.

Zubizarreta expresa sobre este tópico:

"Antes de pretender perfeccionar punto por punto, parte por parte, un trabajo, es preciso que exista el conjunto de una primera redacción, de modo que la idea de producir, desde el principio, cada parte del trabajo en forma perfecta y definitiva, intocable ya, es una utopía. En verdad, cualquier trabajo, el más sencillo de ellos, nace como una criatura imperfecta y requiere varias revisiones, muchos retoques, antes que podamos considerarlo realmente concluido". (Zubizarreta, 147)

La lectura del texto, la corrección y el mejoramiento del estilo, es parte fundamental de las etapas sucesivas de revisión. Se aconseja el uso del diccionario para salir de dudas de cómo se escribe determinada palabra, así como tener él mano los textos que se citan para verificar que hayan sido transcritos correctamente. Atenerse a la memoria o a la idea visual de cómo se escribe un término, no es lo más aconsejable, aunque sí parece ser lo más usual.

Entre el primer borrador y el texto final, hay una gran diferencia. Cuando el borrador se lee críticamente se le pueden introducir mejoras importantes, siempre y cuando no nos dejemos vencer por el cansancio, y pasemos en repetidas ocasiones por encima de los errores sin damos cuenta. Es importante dar a leer a alguna persona nuestro trabajo, para escuchar de ella su punto de vista y sus sugerencias en cuanto a forma y fondo.

La forma se refiere a la estructura de la redacción; tal como se indicó, es el enlace lógico de cada una de sus partes. Sintaxis, redacción, estilo, uso de fuentes, lógica del índice, presentación de cuadros y gráficos y precisión en el uso de los términos nos indican una cuidadosa elaboración. El uso de conceptos, el desarrollo del tema, la fundamentación teórica y empírica de una idea o conjunto de ideas, el desarrollo de una hipótesis de trabajo y los objetivos y variables que la acompañan, son elementos inherentes al fondo. El fondo implica conocimiento y rigurosidad en el tratamiento de un determinado tema de estudio. El fondo de un asunto es la experiencia vertida en el análisis y la síntesis de los hechos. Es el criterio exteriorizado con lógica, coherencia y suma de razonamientos.

Como ya se ha afirmado, fondo y forma se complementan y no son excluyentes entre sí. Una buena idea que no se desarrolla adecuadamente, queda en una expresión incompleta. Al no poder ser comunicada con propiedad, pierde su efecto, por cuanto el lector juzga el fundamento de la idea por la forma en que se presenta. La forma es su carta de presentación.

La forma corresponde a la expresión de estructura de un informe, pero puede resultar inacabado en su desarrollo y fundamentación lógica, si este careciera de un fondo convincente. Si el informe carece de contenido y lógica, será desestimado por la poca profundidad en el tratamiento del asunto del que se trata.

Claridad y sencillez, son indicadores de que quien expresa las ideas las conoce con bastante precisión. No necesariamente la forma recargada y estilizada, significa que estamos frente a un excelente documento. Es por ello que en las etapas de revisión, ha de tenerse cuidado de que el documento sea claro y sencillo, lo cual no ha de implicar simpleza y ligereza en la expresión. Sobre este aspecto Umberto Ecco apunta:

"Si leéis a los grandes científicos o a los grandes críticos veréis que, salvo pocas excepciones, son siempre clarísimos y no se avergüenzan de explicar bien las cosas". (U. Ecco,178)

Por supuesto que un informe de carácter técnico se desarrolla con lenguaje de la disciplina y con base en los principios de esta.

Es común que algunas personas en el momento de redactar no encuentran cómo hacer la relación con los datos que poseen. El esfuerzo de recopilar información y de contar con datos precisos, a veces no se ve reflejado en el informe. Cuando se redacta, es necesario hacer un esfuerzo por sintetizar y reunir los datos que más interesan para el desarrollo del tema. Muchos informes se limitan a describir repetitivamente, por ejemplo, lo que dicen los cuadros contenidos en él. Ha de realizarse también un esfuerzo por combinar los datos y reinterpretarlos sobre bases lógicas mediante interrelaciones de interés para el lector. Si el cuadro muestra una población de fumadores por edad y sexo, resulta que en la redacción del texto se repite sin ningún aporte cuáles fueron los resultados del total de fumadores por sexo y edad. Si seguidamente se presenta la misma población distribuida por regiones y por sexo, la descripción se limita a decir lo mismo, sin intentar relacionar lo presentado en el primer cuadro con el segundo. Relacionar, extraer nuevas ideas y sintetizar es el propósito de este tipo de redacción.

Referencia importante es que los cuadros y los gráficos mantengan uniformidad de presentación en el texto. El título de un cuadro o de un gráfico debe ser claro y expresar exactamente lo que contiene el cuadro y forma de presentación de los datos. La uniformidad de presentación también se ha de dar en las citas bibliográficas, de tal modo que correspondan a un mismo patrón. Ello vale también para presentar los títulos, subtítulos y cualquier otro elemento que exija uniformidad. Profesores o editores suelen marcar la pauta de cómo presentar un texto, de tal modo que antes de hacerlo es importante conocer las reglas del juego.

Todos los datos son muy valiosos en el momento de realizar la exposición y las interpretaciones, sin embargo esos datos presentados en forma de cuadros, gráficos o referencias consultadas, no deben suplir el propio aporte de la persona que redacta:

"El hecho de que los datos deban permanecer como pruebas de cada generalización no es obstáculo para que las generalizaciones científicas, fruto de la labor interpretativa de la inteligencia, sean las que aparezcan en primer plano y que los datos aparezcan como elementos al servicio de la reconstrucción intelectual. Ninguno de los datos, en su estricta individualidad, tiene derecho absoluto a aparecer tal y cual aparece en la ficha, ni mucho menos, en el primer plano del cuerpo de nuestro trabajo". (Zubizarreta, 145).

El segundo borrador

La primera versión de un texto no es acabada; esta debe sufrir modificaciones. Por lo general al leer la primera versión, se deben excluir aquellas ideas que parecen repetitivas, las que no están muy claras o las que se expresen mediante una estructura defectuosa producto de la redacción inicial. También se deben ampliar aquellas partes que consideramos están tratadas en forma parcial, o que no están debidamente tratadas por falta de información o porque en la primera versión se consideraba que lo expuesto era suficiente. En esta segunda versión se han de sistematizar las citas y todas las referencias bibliográficas, de tal forma que dentro del texto respondan todas a un mismo estilo de presentación.

La lectura crítica de este segundo borrador le va a dar consistencia al trabajo final. Dejar reposar lo que se ha escrito, es un buen consejo de quienes se han destacado en el arte de escribir.

La ampliación de criterios, el análisis y la autocrítica son parte de una segunda lectura y de las lecturas subsecuentes que se ameriten para dar por concluido un informe.

IV La presentación oral

Muchas veces el informe no solamente debe presentarse en forma escrita, sino que debe hacerse ante personas que ya sea que conozcan del tema o bien sea la primera ocasión que lo escuchen.

En la presentación oral del informe, es importante considerar el tipo de público que lo va a escuchar, a fin de prepararse suficientemente para realizar una exposición consistente y para responder cualquier pregunta o para atender los comentarios que se deriven de lo expresado.

Es necesario tener en cuenta el tiempo asignado para la presentación. No siempre el expositor decide sobre cuánto tiempo va a tardar su exposición, sino que otros son los que le indican los límites. De tal forma que el expositor siempre ha de respetar el tiempo acordado, por consideración a quienes escuchan, para dejar espacio al debate o para que otro expositor continúe con la actividad. Se cae en el error de hacer las presentaciones con la atención dirigida exclusivamente a las ayudas audiovisuales sin contacto visual con el público.

El buen uso del tiempo requiere capacidad de síntesis y adecuado manejo de las ayudas audiovisuales que se pudieran necesitar. La síntesis se refiere a comunicar lo esencial del informe, sin perder la unidad de su mensaje. La claridad de las ideas expuestas y la calidad de los argumentos, son elementos básicos de una adecuada estructuración del mensaje oral. La firmeza del contenido del mensaje, pasa por el dominio del tiempo asignado, la claridad de exposición y la capacidad de síntesis.

Las ayudas audiovisuales, son precisamente solo eso: ayudas. En ningún caso las ayudas sustituyen la argumentación. El expositor se debe concentrar más en el contacto visual con el público, que en el apego al texto o la imagen de sus ayudas audiovisuales.

Las ayudas audiovisuales tienen que ser muy concretas, cuidadosamente presentadas y sin recargos excesivos. Las personas del auditorio tienen que tener la oportunidad de verlas desde el lugar en donde están ubicadas.

En el momento de contestar las preguntas, la persona que expone debe ser clara, firme, respetuosa y comprensiva. Como pueden haber reacciones favorables con lo que se expone, también pueden surgir reacciones en contrario. Para ello se debe mantener la ecuanimidad, la objetividad y el razonamiento, a sabiendas de que de la discusión siempre se obtendrán nuevos conocimientos. El expositor debe mostrar flexibilidad para aceptar sugerencias, correcciones o nuevas interpretaciones.

Ante una audiencia, un buen informe escrito puede dar al traste con el contenido del mensaje, si no es acompañado de una convincente exposición. No todos quienes escuchan un informe lo han leído previamente, sino que sus juicios parten de lo que en ese momento están escuchando.

La exposición convincente no es la de pose demagógico o la llena de gestos y palabrería, o la que se realiza con aparataje tecnológico sofisticado, sino la que se logra mediante una comunicación eficiente, por respetuosa y fundamentada. Una exposición convincente es la que lleva claridad en el mensaje.

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1 CENDEISSS - CCSS cfuentes49@hotmail.com

2 Una traducción como la que se cita, pues el texto es una versión al castellano realizada por Lucía Baranda y Alberto Clavería Ibáñez se catalogaría entre las que Ecco, dice que "...no es una fuente, sino una prótesis como la dentadura postiza o las gafas, un medio para llegar de modo limitado a algo que está más allá de mi alcance." (76) En todo caso, atengámonos de segunda fuente, al criterio citado. Pero que tiene razón, la tiene.