Resumen
En este artículo se hace un breve comentario sobre la introducción de las tecnologías de la información en la Caja Costarricense de Seguro Social y la importancia de su uso en la atención a los usuarios. Además, se hacen algunos comentarios sobre el desarrollo del boletín electrónico y la experiencia de los boletines de la Dirección Jurídica Corporativa.
En la última década ha sido evidente la introducción en la Caja de las tecnologías de la información. La computadora, el correo electrónico, la telemedicina, entre otros, se han convertido en instrumentos imprescindibles en nuestras labores.
]]> Según René-Pierre Bondu M.2 , «en la segunda mitad de los años 80, se comenzó a considerar que la tecnología de la información (TI) tenía un papel estratégico que jugar en las empresas, que su introducción no sólo permitiría acrecentar la eficiencia de las operaciones y soportar la toma de decisiones, sino que también sería un instrumento muy poderoso para crear ventajas competitivas". No obstante, y según lo planteado por Bondu, la introducción de la tecnología de la información no ha permitido mejorar la competitividad de las empresas, ya que por lo general se le ha utilizado para automatizar procesos que ya se realizaban. Por ejemplo, en muchas oficinas se utiliza la computadora como procesador de palabras y se hace lo mismo que se hacía con una máquina de escribir manual. Según el autor, la mejor forma de darle un uso óptimo a las tecnologías de la información, es mediante un rediseño de los procesos operativos en el que interactúan tres elementos fundamentales: la estrategia, la tecnología de la información y la organización.El autor arriba a la conclusión de que para la modernización de la empresa (o de cualquier institución), es importante que el uso de las tecnologías de la información apunte a cuatro campos:
1 - El rediseño de los procesos operativos, realizado dentro un proceso más amplio de cambio organizacional.
2. El soporte de los procesos cognoscitivos estraté os, acompañado por una función de administración de la comunicación interpersonal.
3. El desarrollo de la infraestructura tecnológica hacia mayor flexibilidad y orientación estratégica.
4. El desarrollo de la capacidad de cambio de la infraestructura organizacional.
Todos estos cambios requieren de una comunicación eficaz y, en ese contexto, el correo electrónico se constituye en un instrumento ágil y dinámico para facilitar el acceso a la información y la interacción entre todos los miembros de una comunidad.
Uso del correo electrónico en la Caja
]]>En la Caja, el uso del correo electrónico ha adquirido gran importancia. El intercambio de información por esta vía, disminuye los costos en papel y de teléfono, aparte de que permite a los usuarios la consulta del correo de acuerdo con su disponibilidad de tiempo, permitiendo la atención de actividades urgentes sin la constante interrupción de llamadas telefónicas o visitas, ya que tales gestiones se hacen por la vía electrónica.
Ultimamente es común que sea mediante la vía electrónica que recibamos las circulares emitidas por las autoridades superiores y, durante un lapso, se convirtió en el campo de una polémica en torno al Fondo de Retiro de los Trabajadores de la Caja.3
En el caso de la Dirección Jurídica, su uso ha facilitado la alimentación de las bases de datos de asesoría y litigios, y facilita enormemente la búsqueda de información, con lo que se ha mejorado notablemente la atención de los usuarios.
El boletín electrónico como medio de comunicación
Con la consolidación de la Internet y debido a su crecimiento desmedido, el exceso de información sobre cualquier tema se ha convertido en un problema. Ahora la angustia de los investigadores no se debe a la insuficiencia de fuentes de información o a la imposibilidad de movilizarse por diversos sitios reales -distantes entre sí- para acceder a la información, sino más bien, por el exceso de datos que la Internet le ofrece mediante el uso de los buscadores.
En una simple búsqueda aparecen miles de sitios virtuales con información que requiere del análisis del especialista para determinar la veracidad y la calidad de la misma.
Ante esta problemática, han surgido en los últimos años los boletines o, como son conocidos en inglés (la lengua madre de la Internet), los "weblogs" (cuyo diminutivo "blogs" es de uso generalizado).
Con la simple suscripción de una dirección electrónica, es posible recibir boletines con resúmenes de noticias, trabajos, sitios en la Internet y toda clase de datos sobre temas tan variados como el derecho, la salud, el cine, el psicoanálisis, la literatura u otros.
Sobre el desarrollo en los últimos años de los boletines electrónicos, el sitio de noticias Iblnews, dice:
]]>"Aunque no es posible dar un número exacto debido a la naturaleza en cierto modo "infinita" de la red, la revista "Newsweek" calcula que existe alrededor de medio millón de "blogs" y señala que un nuevo "blogger" (el autor de un boletín) se suma a la "blogomanía" cada 40 segundos, por lo que constituyen la "explosión del momento en Internet.
[..]
Hasta tal punto han ganado popularidad, que prestigiosas universidades han decidido incluirlos en sus planes de estudio, como la escuela de periodismo de Berkeley, que incluye este semestre una clase sobre "blogs" dirigida por el veterano Paul Grabowitz y por uno de los creadores de la revista "Wired", John Batelle.
También la escuela de comunicación de Annenberg (Universidad de California), lo considera una nueva forma de periodismo (en la dirección onlinejournalism.com). El Oxford English Dictionary, toda una autoridad, está considerando incluir el término en una entrada. " 4
Las posibilidades de crecimiento de los boletines en la Internet son enormes, consolidándose hoy día como medios de información alternativa ante los monopolios de información existentes en casi todos los países.
El uso del boletín electrónico como medio de información y de capacitación de la Dirección Jurídica Corporativa
A partir del 10 de agosto de 2001, salió el primer número del Boletín Jurídico, que se distribuye semanalmente por correo electrónico. A esta fecha se han emitido un total de 45 boletines. Por medio de este boletín se da a conocer a los suscriptores el texto de leyes, decretos y otras normas; además, se facilita el acceso al texto de diversos proyectos de ley en conocimiento en la Asamblea Legislativa.
Se incluye también jurisprudencia administrativa que incluye pronunciamientos emitidos por la Procuraduría General de la República, la Contraloría General de la República y, por supuesto, la Dirección Jurídica Corporativa. También, se incluye jurisprudencia judicial, con el texto de resoluciones dictadas por diferentes autoridades judiciales.
]]> Dado que el correo electrónico nace en la red internacional, es imposible que los boletines electrónicos se desliguen totalmente del medio que los vio nacer. Por tal motivo, en el boletín se incluyen las ligas a diversos sitios en la internet con artículos de interés en materia jurídica.De esta forma, es posible, con el mínimo esfuerzo para el suscriptor, acceder a información actualizada en temas diversos y que ha sido previamente seleccionada por el personal de la Dirección Jurídica de la Caja.
El uso del correo electrónico para la distribución del boletín ha permitido, dada su interactividad, la canalización de consultas directas de los suscriptores. Es posible, a partir de los comentarios que estos envían, la selección de temas de interés que luego son incluidos en el boletín. Incluso, a partir del contacto virtual, ha sido posible canalizar varias consultas sobre casos específicos.
A partir de la experiencia surgida con el boletín jurídico, la Dirección Jurídica también ha facilitado un boletín de filología, que pone a disposición del suscriptor material diverso sobre el lenguaje.
Es claro para la Dirección Jurídica, que el uso adecuado del lenguaje es fundamental para la buena marcha de la Institución. El principal instrumento de la administración activa es el lenguaje, por lo que un uso adecuado de éste permitirá el desarrollo de una gestión efectiva.
El uso de estos boletines ha permitido un acercamiento entre la Dirección Jurídica y el usuario interno. La Dirección sabe que el movimiento de la información en todos los niveles, facilita el trabajo de todos los funcionarios de la Caja. Y, en una institución de su tamaño, el uso de las tecnologías de la información es fundamental para cumplir con este cometido en forma eficiente y eficaz.
Esta experiencia que se ha desarrollado a lo interno de la Institución, debe servir de motivación para extender el uso de las tecnologías en el trato al usuario externo. Es una deuda que la Caja tiene con los asegurados y con el país en general. Ya se han dado los primeros pasos, por medio del SICERE y mediante los sitios en la Internet de diferentes unidades institucionales; ahora depende de nosotros que todo paso sea hacia delante.
Bibliografía
Bondu M., René-Pierre, "Tecnología de la información y competitividad de las empresas». [ Links ]
Ciencias Económicas: Revista de la Universidad de Costa Rica. Instituto de Investigaciones Económicas, Colegio de Licenciados en Ciencias Económicas. San José, Costa Rica: Editorial Universidad de Costa Rica, Volumen XVIII, No.2 (Julio-Diciembre, 1998), pp.5-17. [ Links ]
Iblnews Tecnología, "Los 'blogs' o boletines, la última revolución en Internet". en: http://iblnews.com/news/12rint.php3?id=46985 [ Links ]
2 René-Pierre Bondu M., - Tecnología de la información y competitividad de las empresas -. En: Ciencias Económicas: Revista de la Universidad de Costa Rica. Instituto de Investigaciones Económicas: Colegio de Licenciados en Ciencias Económicas. San José, Costa Rica: Editorial Universidad de Costa Rica, Volumen XVIII, No.2 (Julio-Diciembre 1998), pp.5-17.
3 En este último caso es importante destacar la inconveniencia del uso del correo electrónico como un foro de discusión sobre diversos temas. No obstante, como ya lo vimos más arriba, la participación de todos los miembros de la organización en los procesos de rediseño y de modernización es fundamental para el éxito de los mismos. En ese sentido, sería conveniente el establecimiento de foros de discusión internos, para el análisis de diversos temas de interés institucional.
4 lblnews Tecnología, "Los 'blogs' o boletines, la última revolución en Internet". En: ]]> http://iblnews.com/news/print.php3?id=46985