Eustace Watt Watt2
Resumen
En el Hospital "William Allen" no se cuenta con un sistema de información, que permita la toma de decisiones en la gestión de los servicios en forma eficiente y ágil. Por lo que esta investigación responde al propósito de elaborar una propuesta para la puesta en práctica de ese sistema y su ulterior automatización. Metodológicamente, la investigación fue aplicada, descriptiva, transversal, y la población de estudio estuvo constituida por las jefaturas del Hospital. Se identificó las características de los usuarios del sistema, (jefes de servicio), se hizo análisis documental del compromiso de Gestión y por medio de entrevista a grupos focales se determinó las necesidades de información de cada uno de los servicios. Basados en los resultados concluimos que la mayoría de los jefes, tienen edad, antigüedad y formación profesional aptas para su puesto, pero con muy bajo nivel de capacitación en sistemas de información e informática, las variables e indicadores del Compromiso de Gestión estudiadas, incluyen una gama amplia y balanceada de los mismos. Hay un grado considerable de interrelación de necesidades de información entre los servicios y producen más información de producción y costos. Dos terceras partes de los servicios cuentan con computadora, pero los usuarios consideran inadecuado el "software," los servicios médicos no tienen computadoras y no existe una red de computación. Se recomienda capacitar a los jefes de servicio en administración, sistemas de información e informática y sobre el concepto y la aplicación de las U.R H. Así mismo incorporar indicadores de evaluación de eficiencia y eficacia y calidad, equipar con computadora los servicios que faltan y elaborar el proyecto de instalación de la red de computación con un software adecuado paro las necesidades del Hospital, elaborado por un analista de sistemas que considere como base este estudio.
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El presente trabajo sobre el diagnóstico de necesidades de información, es importante pues fundamentará el diseño de un sistema de ínformación automatizado para el Hospital William Allen. Además, está orientado a cumplir con una de las políticas institucionales relacionadas con la modernización, autonomía hospitalaria y el Compromiso de Gestión.
Puede considerarse como un estudio que facilitará la incorporación tecnológica en los servicios de salud, lo cual fue planteado dentro de las prioridades de investigación en salud para Costa Rica. (MINSALUD, 1997, p.27).
En la era de la informática, en donde los cambios tecnológicos y la información cambian a su vez nuestra manera de percibir el mundo, las culturas viejas tienen que ceder ante las nuevas, como información "la adición o el procesarniento de datos que puede proporcionar un conocimiento o bien y entendimiento de ciertos factores". (Burch y Strater, 1986. p. 45).
Esta información debe estar contenida y ordenada, de forma que pueda tener acceso fácil y rápido, debe haber un sistema que lo facilite; entendíédose como sistema "el conjunto de procedimientos, procesos, métodos rutinas, técnicas o maquinaria y equipos usados en una forma de interrelación regulada, para constituir un todo organizado". (Rojas, 1997, p. 63).
Los sistemas de información son un conjunto de elementos que interactúan entre sí, con el fin de apoyar las actividades de una empresa o servicio. Estos elementos son de naturaleza diversa y normalmente incluyen: equipo computacional (hardware y software), recurso humano, datos o información. (Cohen, 1998, p. 3).
El objetivo de la aplicación de estos es la automatización de los sistemas; según Gómez, citado por Li Kam, automatización es: "Lograr que un proceso, sistema o aparato por medio de energía eléctrica o mecánica opere con poca o ninguna intervención humana." (Li Kam, 1997, p. 32).
Así mismo los avances en salud proveen gran cantidades de información que podríl ser accesible a los profesionales por medio de un sistema de información automatizado adaptado a las necesidades de cada servicio hospitalario.
La toma de decisiones son acciones de los gerentes, para solucionar problemas generales en la organización, son la conclusión de procesos de análisis que llevan a la resolución de problemas orientando a la organización a sus objetivos. Un problema suele admitir muchas soluciones; los gerentes desarrollan varias opciones y de ese modo aumentan las probabilidades de dar con una buena solución. (Murdick, 1988, p.
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Existen sistemas automatizados de información gerencial para la toma de decisiones en algunos establecimientos de salud de este país; ya se ha hecho varios estudios para su utilización, pero están en proceso de implementación y adecuación a las necesidades de los mismos; poco a poco se han ido introduciendo, pero las dificultades propias de este proceso han hecho que en algunos lugares no se utilicen en su totalidad.
En el Hospital William Allen de Turrialba no se cuenta con un sistema de información maqual ni automatizado para la gestión de los servicios; cada servicio produce su propia información en forma desarticulada, por lo que el acceso a la misma es difícil y con mucha inversión de tiempo y esfuerzo.
Además, en muchos de los casos, la información se produce y se procesa en forma manual en diferentes tipos de registros y con mucho papeleo, lo que también demanda mucho tiempo para producir información que no es utilizada para la toma de decisiones en la gestión de los servicios.
Por ello, este estudio plantea la siguiente pregunta: ¿cuáles son las necesidades de información para la toma de decisiones en la gestión de los servicios del Hospital "William Allen"?
En esta investigación, diagnóstico de necesidades de información se conceptualiza como la recopilación de datos e información que produce y requiere cada servicio para cumplir con cada uno de los requerimientos que estipula e Compromiso de Gestión en el Hospital William Allen, durante el año de 2000.
Se hizo un estudio de las características de los usuarios del sistema de información (jefes de servicio), las variables e indicactores del Compromiso de Gestión, de las necesidades de información de cada servicio y el grado de automatización de los servicios del Hospital; se encontró que los jefes tienen edad y formación académiica aptas para el puesto, pero con muy baja capacitación en sistemas de información e informática. Así mismo, el Compromiso de Gestión mostró tener una amplia y variada gama de variables e marcadores para su evaluación; los servicios mostraron deficiencias en cuanto a la producción de la información y su procesamiento, así como muy bajo grado de automatización y que no existe una red ni sistema de información único ni adecuado a las necesidades de los servicios.
Metodología
Se propone un diseño conceptual para un sistema de información en salud, basado en las necesidades de información de cada uno de los servicios del Hospital William Allen, para cumplir con el Compromiso de Gestión, para lo que se plantean los siguientes objetivos: ]]>
1. Identificar las características de los usuarios del sistema de información.
2. Identificar las variables e marcadores que componen el Compromiso de Gestión.
3. Determinar las necesidades de información de cada servicio del Hospital.
4. Establecer el grado de automatización que existe en los diferentes servicios del Hospital.
Se hizo una investigación aplicada, de un alcance temporal transversal porque fue un estudio que se realizó en lo que se está hoy presentando en cuanto al sistema de información y sus necesidades. En su profundidad se considera que fue una investigación descriptiva, pues existen varios trabajos realizados de este tema y correspondió describir con más claridad el objeto de estudio para encontrar las propuestas para su solución. En cuanto al carácter se consideró cualitativa, pues la técnica que se utilizó fue la de grupo focal.
La población de estudio estuvo constituida por los jefes de los servicios del Hospital, quienes son los encargados de la toma de decisiones para la gestión.
Las técnicas utilizadas en la recolección d datos fueron el análisis documental que s aplicó para identificar las características de lo usuarios, e identificar en el Compromiso de Gestión las variables e marcadores que permitan la evaluación de la gestión en el hospital. La entrevista en grupo focal se aplicó a los jefes de servicio.
Para procesar la información se procedió en forma manual. ]]>
En las características de los usuarios de la información se elaboraron cuadros de frecuencias con los siguientes marcadores: edad, sexo, antigüedad, formación académica, cursos de administración y cursos de informática. En el Compromiso de Gestión se elaboró una tabla con las variables e marcadores que se han establecido para la evaluación; la cual sirvió de base para valorar los resultados encontrados en el estudio.Para el grupo focal se ordenó y se sistematizó la información de acuerdo con los resultados de la entrevista.
Resultados
A continuación se presentan los hallazgos más importantes de este estudio. En primer lugar, se presenta el perfil sociolaboral de los jefes de los servicios del Hospital "William Allen".
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En cuanto al sexo el 72.73% del total corresponde al sexo masculino, esto sugiere que los hombres han tenido más acceso a los ascensos laborales.
Además se nota que la mayoría de las jefaturas tienen una antigüedad entre los 10 y 30 (77.27%) años de servicio, lo cual denota una amplia experiencia laboral y mucho crecimiento en la institución.
En la formación académica la mayoría de las jefaturas tienen un grado universitario completo (72.73%), lo cual es deseable en ese tipo de puestos; la minoría que no tiene formación universitaria se debe probablemente a que estos tienen a su cargo servicios de apoyo o administrativos que no requieren de una formación altamente especializada.
Se observa que muchos jefes han recibido capacitación en administración (68.18%), pero lo deseable es que todas la jefaturas tengan como requisito cursos en administración.
Con relación a los cursos de sistemas de información y de informática, se encuentra déficit importante de capacitación en esos temas; lo que debe mejorarse, pues es fundamental para la implementación de un sistema de información.
A continuación se presenta la tabla con las variables e indicadores, componentes del Compromiso de Gestión.
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Se observa que esta tabla, contiene en forma resumida, el conjunto de indicadores que se necesitan para la evaluación de los compromisos adquiridos entre el proveedor; en este caso el "Hospital William Allen" y el comprador, en el marco del Compromiso de Gestión.
Es importante destacar que se ha incluido una gama muy amplia de indicadores en las cuatro categorías presentadas.
Seguidamente presentamos unas tablas que contienen la información de los servicios, como ejemplo, ya que por razones de espacio no se pueden incluir las 23 tablas del estudio.
Se observa qhe se produce suficiente información de producción, eficiencia y eficacia y costos, y muy poca de calidad, que es uno de los requerimientos básicos en el Compromiso de Gestión. ]]>
No se cuenta con secretaria ni equipo de computadora para ordenar y procesar la información, por lo que caundo hay que obtenerla, se recurre a los servicios de bioestadística o Registros Médicos.
Se evidencia en esta tabla que la información que se presenta es adecuada a las necesidades de información que se requieren para el cumplimiento del Compromiso de Gestión del servicio.
En este servicio se ordena y procesa la información en una computadora con el programa Office 97, lo que consideran inadecuado. Se evidencia que hay poca información de costos.
En este servicio la mayor parte de la información se toma del expediente clínico, producen un informe estadístico mensual y uno trimestral, que se distribuye como boletín a todos los demás servicios.
Cuentan con dos computadoras, con un programa que no es el más adecuado para el procesamiento de la información que se maneja en este servicio.
Es el centro de información del hospital y a él acuden la mayoría de los servicios para acopiar información para la evaluación de su servicio.
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Cada área de salud tiene sus propias particularidades, ya que están diseñadas para brindar atención a poblaciones bien definidas por lo que las necesidades de información del Hospital William Allen deben ser consideradas como propias.
Para cumplir con los requerimientos de esa área, se requiere elaborar su propio "software", que sea un sistema abierto y que tenga la posibilidad de conexión con otros y de ser ampliado.
En América, al adoptar los S.I.L.O.S. en la atención primaria, se busca una cobertura equitativa y universal, con el fin de lograr participación social, acción intersectorial, descentralización, control, planificación y gestión de cada grupo poblacional y, por lo tanto, son parte de la modernización del Estado. (Carrillo, Segovia y Paganini, 1995. p. 175).
Según López, en el horizonte del 2000, muchas empresas se plantean un cambio drástico en sus programas de información. Así mismo en el campo de la salud, los gerentes saben que este cambio es absolutamente necesario e inaplazable, pero a veces no se sabe el inonto del mismo, ni cómo hacerlo, ni hacen un verdadero estudio por lo que siempre surgen cuestionamientos e inconvenientes. (López, 1998, p.71). En el siglo XXI, todo será informática y sistemas de información, Si las empresas quieren seguir siendo competitivas están obligadas en corto plazo a modernizar sus equipos de informática y sistemas de información. El cambio en el ámbito de las estructuras organizacionales debe ser drástico y siempre es complejo ya que la inversión es importante ante los constantes problemas presupuestarios.
La tecnología moderna en sistemas de información e informática es un tema importante de discusión en la mayoría de las áreas de salud. El problema se relaciona con la disponibilidad, el nivel, la calidad y el costo elevado de los equipos, el personal técnico de apoyo y el acceso a cursos de capacitación para así facilitar la implementación de un sistema de información en salud que facilite la gestión de servicios para cumplir con el Compromiso de Gestión local. El uso de los sistemas de información, modificará el patrón de relaciones entre los usuarios que son los jefes de los servicios. Estos estarán más informados y el conocimiento será más accesible a una gran cantidad de personas.
Los encargados de su implementación deben ver este proyecto como una oportunidad para mejorar la gestión de los servicios.
Las variables e indicadores que componen el Compromiso de Gestión del año 2000 del Hospital William Allen incluyen una gama amplia y balanceada de los mismos para cumplir con el Compromiso de Gestión. ]]>
Actualmente, la información que se está produciendo es con énfasis en producción y costos; por lo que las necesidades de información que hay que producir en los servicios es relativa a la eficacia, eficiencia y calidad.Se observa, además, un grado considerable de interrelación de necesidades de información entre los servicios.
Solamente dos terceras partes de los servicios cuentan con un equipo de computación con capacidad adecuada; los que no tienen equipos son los servicios de atención médica.
Cerca de la totalidad de los servicios consideran inadecuado el "software," solamente la administración lo consideró adecuado; de modo que no existe una red de computación.
Por lo tanto, consideramos oportuno recomendar a partir de este estudio; capacitar a los jefes de servicio en administración, sistemas de información e informática, como una etapa previa a la implementacion de una red y de un sistema de información único. Revisar, por parte de los jefes, los requerimientos de información, del Compromiso de Gestión y que todos deben ser conscientes y capacitados de las necesidades, para producir esa información. Capacitar al personal y en especial a los jefes de servicios de atención médica y administrativos, sobre el concepto y la aplicación de las U.P.H.
Todos los servicios deben incorporar indicadores de evaluación de eficiencia y eficacia y calidad; específicamente cada servicio debería incluir en su sistema de información los resultados de este estudio, en cuanto a la información que necesita producir y que otros necesitan de su servicio; equipar con computadoras los servicios que faltan y elaborar un, proyecto de instalación de la red de computación del Hospital; contratar analistas de sistemas para el diseño de un "software" que satisfaga las necesidades de información de cada servicio y de todo el Hospital, considerando como base este estudio.
La principal preocupación para la implementación del sistema de información de salud, es la poca capacitación en informática y sistemas de información recibida por parte de los jefes de servicio, lo cual implica que existirán dificultades para su implementaron y un fuerte rechazo por parte de ellos, haciendo más difícil su incorporación a la estructura de la organización. Por lo cual debemos estar preparados para encontrar la solución para beneficiar a los clientes del sector salud facilitando el acceso a las capacitaciones en estos rubros.
Existe apoyo de parte de los directores del CENDEISSS para suplir las necesidades de conocimiento y de información de los jefes de servicio para formar un laboratorio en la sede del Hospital William Allen y brindar apoyo técnico y de capacitación a ellos.
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Agradecimiento:
Debemos dar las gracias a la master Sandra Jiménez Sánchez, por su valiosísima ayuda en la realización de este trabajo.
1 Médico cirujano, Ortopedista y Traumaitólogo, jefe del servicio de Ortopedia del Hospital William Alicil, teléfono 556-24-68
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