INTRODUCCIÓN

El propósito de este trabajo es exponer un método para la gestión de un proyecto de desarrollo de software en la etapa de pruebas, a gran escala, que involucre la participación de diferentes entidades, a través de medios digitales, con el fin de gestionar el riesgo de manera ágil.

Antecedentes

La Universidad Estatal a Distancia (UNED) de Costa Rica contrató una empresa externa para desarrollar 9 módulos que permitieran dar seguimiento a diferentes procesos institucionales; uno de ellos, el de producir materiales didácticos escritos, a cargo del Programa de Producción de Material Didáctico Escrito (PROMADE). Este sistema se denominó Sistema de Trazabilidad de PROMADE (SITRA-PROMADE). Previo a la pandemia, las reuniones con la empresa se realizaban de manera presencial y se grababa el audio de las reuniones para dejar constancia de los acuerdos tomados. Adicionalmente, se registraban dichos acuerdos en oficios, minutas o correos.

Una vez que la empresa entregó la primera versión del sistema, el programa de Producción de Material Didáctico Escrito (PROMADE) conformó una comisión para la revisión de la herramienta; producto de la cual se registraron alrededor de 570 observaciones. En respuesta, la empresa informó que solamente aceptaba aplicar 44,75 % de los cambios solicitados; de esta manera, se inició un proceso de discusión que abarcó 12 sesiones. En estas reuniones se dejaban observaciones pendientes que se retomaban en posteriores reuniones, por lo que el monitoreo de las observaciones se tornó complicado.

Se propuso como objetivo dar seguimiento ágil a las observaciones que PROMADE indicó sobre el software SITRA-PROMADE entregado por la empresa, tomando en cuenta la incapacidad para reunirse presencialmente debido a la pandemia de la COVID-19, la gran cantidad de observaciones y la responsabilidad que, las personas funcionarias tienen con respecto al control interno y la gestión del riesgo. Además, debía idearse una manera eficiente de evidenciar de forma sucinta las decisiones tomadas para las observaciones en las reuniones, así como una referencia clara de dónde encontrar la ampliación de la discusión.

Gracias a la aplicación del método, se redujo el tiempo para hacer la revisión de las observaciones pendientes en las reuniones sucesivas y se disminuyó la posibilidad de que no se aplicara una observación por falta de seguimiento. Este método para el seguimiento de observaciones puede ser utilizado por otras instancias que se enfrenten ante la necesidad de aplicar mecanismos de control interno para la gestión del riesgo de manera ágil.

Para facilitar la comprensión de este escrito, se describen y amplían los conceptos principales relacionados con el tema:

Programa de Producción de Material Didáctico Escrito

El Programa de Producción de Material Didáctico Escrito (PROMADE) forma parte de los cinco programas de la Dirección de Producción de Material Didáctico (DPMD) y tiene como misión

Producir materiales didácticos escritos que fomenten el aprendizaje autónomo, autorregulado y autodirigido, por medio de un estándar de calidad aplicado por un equipo académico multidisciplinario especializado en mediación pedagógica, con el apoyo de las TIC y procesos de comunicación, investigación y capacitación, considerando el modelo pedagógico, los valores institucionales y los contextos de nuestro público meta¹.

Este programa elabora, principalmente, cinco tipos de materiales didácticos escritos: unidades didácticas, materiales complementarios, guías de estudio, manuales y antologías. Cada producción cuenta con un equipo multidisciplinario que participa de un proceso previamente establecido².

PROMADE, como oficina de servicio, recibe las solicitudes de producción de escuelas y programas de la UNED. Luego de la recepción y revisión de la solicitud, se asigna a una persona productora académica que coordina el equipo de producción, se asegura del cumplimiento del cronograma y funciones de los demás miembros del equipo y brinda sugerencias de mediación didáctica a la persona autora para la elaboración de los capítulos. Seguidamente, la persona correctora de estilo revisa el material didáctico y la persona productora académica incorpora las observaciones. Luego, se prepara la versión preliminar (en el caso de las unidades didácticas) o única (en el caso del resto de materiales) para el envío a la entidad solicitante (si se utilizará en formato digital) o a Ofidive (si se empleará en formato impreso). En el caso de las unidades didácticas preceden varias etapas más para obtener la versión final: validación con estudiantes y tutores, así como una etapa de diseño y diagramación del material didáctico.

En la figura 1 se muestra un resumen de las etapas del proceso de producción. Como puede observarse, en este proceso se identifican diferentes hitos y puntos de control de la calidad que permiten determinar el avance de la producción del material didáctico.

Aunque en años anteriores se utilizó un software para el seguimiento de las producciones, denominado Reporte del Productor Académico (RPA), dicho sistema cayó en desuso por falta de actualizaciones y diferencias en relación con el proceso actual de producción académica. Al presente, ese proceso se realiza con el apoyo de diferentes recursos tecnológicos: la persona autora entrega el material en un procesador de textos de manera digital, la persona productora académica lo reenvía a los demás miembros para su revisión por correo electrónico, se registran los avances de la producción en una bitácora de OneNote en Microsoft 365 y se realiza la entrega de la versión final a la EUNED de manera digital. El seguimiento por parte de la coordinación de las producciones se lleva a cabo mediante un registro en un documento Excel.

Fuente: elaboración propia a partir de PROMADE, ''Proceso de producción académica'', 2017.

Figura 1 Resumen de las etapas del proceso de producción de materiales didácticos escritos en PROMADE  

MARCO CONTEXTUAL

A fin de contextualizar la etapa de pruebas, que es el marco para la propuesta de gestión que se realiza en este artículo, se describirán brevemente las etapas previas, pues aportan insumos clave para la comprensión de la propuesta (Especificación de requerimientos, Diseño de la solución y Desarrollo de la solución).

Los requerimientos de un sistema son las condiciones o capacidades necesitadas por los usuarios para resolver un problema o alcanzar un objetivo¹².

En una etapa previa a la contratación de la empresa, PROMADE, con el acompañamiento de la Dirección de Tecnología e Información (DTIC), realizó una primera versión de los requerimientos (febrero 2016); sin embargo, en marzo de 2019, ante el comunicado de la contratación de la empresa, se revisó y actualizó este documento, por lo cual se generó una segunda versión.

La tercera versión se envió en agosto 2019. La especificación de requerimientos se estructuró según las prácticas recomendadas por el estándar ANSI/IEEE 830 1998, de manera que se correlacione el contenido de las especificaciones de requisitos de software y el contenido de dicha documentación.¹³ Este documento constituyó la tercera versión de los requerimientos. Luego del envío del documento de requerimientos por parte de PROMADE, se realizaron sesiones con la empresa externa en las cuales se leyó cada apartado y se aclararon dudas al respecto. Las respuestas brindadas por PROMADE y DTIC fueron incorporadas a los requerimientos, a fin de que las necesidades del programa estuvieran firmemente detalladas en ese documento.

A partir de los requerimientos entregados por PROMADE, la empresa elaboró un prototipo de la solución que consistía en simulación de las pantallas que ofrecería SITRA-PROMADE para las funciones especificadas en el documento de requerimientos.

Este documento fue revisado por las partes involucradas y ajustado. Si bien daba una idea general del funcionamiento del sistema, puesto que era un documento PDF, por su naturaleza, no permitía la interacción directa con el sistema; por lo tanto, en la aprobación de parte de PROMADE se recalcó que el prototipo presentado era una guía y no era exhaustivo en cuanto a lo detallado previamente en el documento de requerimientos.

Luego de la aprobación del prototipo, la empresa se dedicó a la programación de SITRA-PROMADE. En diferentes momentos se aclararon detalles de los requerimientos y se tomaron decisiones en relación con el funcionamiento de la herramienta. Luego de esto, la empresa programó 4 sprints para mostrar el sistema que se llevaron a cabo en un total de 9 horas, luego de lo cual se esperaba iniciar con la etapa de pruebas; sin embargo, dada la envergadura del proyecto, PROMADE solicitó la ampliación del tiempo para hacer una prueba de flujo completa con la empresa. Fue necesario que la empresa realizara ajustes adicionales hasta que el sistema no presentó stopper y se inició la etapa de pruebas.

Cabe aclarar que un sprint es un ciclo en el que se seleccionan y trabajan tareas específicas de los requerimientos, que pueden ser resueltas en ese plazo, para luego ser mostradas a los usuarios¹⁴; en tanto que un stopper es una falla en el sistema que impide completar el flujo del proceso al hacer pruebas.

METODOLOGÍA

Esta investigación es cualitativa, con diseño de investigación-acción, pues tiene como objetivo comprender y resolver problemas específicos de un grupo, respectivas a un ambiente, aplicando la teoría y mejores prácticas según el área, bajo una visión técnico científica, pues consiste en ciclos de análisis para conceptualizar y redefinir el problema una y otra vez (Hernández, Fernández y Baptista, 2014). Precisamente este fue el proceso requerido para plantear el método para la gestión del proyecto, ya que fue necesario establecer un mecanismo para el seguimiento ágil de las observaciones, el cual se fue depurando a lo largo del proceso. La recolección de observaciones se realizó a través de reuniones grupales con expertos durante cinco días. Posterior a ello, se realizaron 12 sesiones para discutir las observaciones, lo cual permitió reclasificar el estado de las observaciones. Finalmente, el método para la gestión de un proyecto a través de medios digitales en la etapa de pruebas consistió en siete pasos:

RESULTADOS

Esta sección describe los resultados de la puesta en práctica del método para la gestión de un proyecto y gestión del riesgo a través de medios digitales, la cual se implementó en la etapa de pruebas del proyecto.

1. La ronda de revisiones se organizó en sesiones con personas directoras de las cuatro escuelas de la UNED o sus representantes, así como con, al menos, dos personas encargadas de cátedra de cada escuela y 10 personas productoras académicas (alrededor de la mitad del personal de PROMADE).

2. Se elaboró un informe de 250 páginas con 570 observaciones resultante, en el cual se diferenciaron claramente por sesiones, por roles e incluso por funcionarios; con el fin de ubicar fácilmente a la persona que podía ampliar más la observación en caso necesario. En las páginas iniciales del documento se incluyó un índice automático que facilitara la identificación de cada grupo de observaciones pertenecientes a un rol o funcionario. En la figura 2 se muestra un extracto de la organización del índice del informe.

Fuente: Oficio PROMADE 030-2021 Informe SITRA-PROMADE (02 de febrero de 2021 al 08 de marzo de 2021), 2021.

Figura 2 Muestra del índice por sesiones, roles y funcionarios para las pruebas de SITRA-PROMADE  

3. Una vez que la empresa recibió el informe, realizó un análisis de las observaciones planteadas en este y envió un archivo de Excel a PROMADE, organizado por columnas (número de observación, observación, respuesta de aceptación o rechazo de aplicarla y justificación). Del total de observaciones (570 según la numeración del informe inicial), la empresa aceptó aplicar 44,75 %.

4. PROMADE indicó, en una columna adicional del Excel, cuáles de esas observaciones no aceptadas apelaba (la mayoría de las no aceptadas): es decir, solicitaba aceptación por parte de la empresa y en cuáles estaba de acuerdo con que la empresa no las aplicara.

5. La empresa recibió el documento Excel con las respuestas de PROMADE y la cantidad de observaciones aceptadas aumentó no significativamente, de 44,75 % a 47,47 %; la mayoría de observaciones continuaba rechazada.

6. PROMADE solicitó que se planificaran sesiones virtuales por TEAMS con la empresa para argumentar las observaciones no aceptadas. En total, fueron necesarias 12 sesiones de alrededor de 3 horas cada una. A través de la opción de compartir pantalla, una representante de la empresa mostraba el sistema cuando era necesario en tiempo real; es decir, se aprovecharon los medios de comunicación actuales. Las argumentaciones de PROMADE se apoyaron principalmente en el documento de requerimientos SITRA-PROMADE. Adicionalmente, se recurrió a minutas de reunión y correos. Luego de cada sesión grabada se enviaba un oficio con la minuta, que incluía el enlace al video.

7. Se utilizaron dos hojas de Excel para el monitoreo de las observaciones:

a. Una hoja de Excel en la que se anotaba el número de las observaciones discutidas y el resultado de la discusión, lo que permitió hacer el seguimiento ágil de los cambios de estado en las observaciones.

Las observaciones fueron agrupadas por columnas, de manera que cada una correspondía a una sesión y se indicó el número de oficio en el que se encontraba el detalle de la discusión. Este método permitió hacer referencia fácilmente a acuerdos previos.

En esta hoja de Excel se utilizó la opción de Formato condicional>Resaltar reglas de celda>Texto que contiene para que la celda se coloreara según una calve previamente establecida. Simultáneamente, cada vez que se asignaba una categoría a una celda con la clave, se sumaba un elemento a esa categoría, de manera que pudiera contabilizarse, con valores absolutos y relativos, el porcentaje por categoría. En la figura 3 se muestra una captura de pantalla de dicha hoja y la clave utilizada para contabilizar cada categoría.

b. Otra hoja de Excel fue utilizada para tener una visión global de la totalidad de observaciones, de manera que se visualizara el estado de cada observación según la misma clave de color. En la figura 4 se muestra una captura de pantalla de dicha hoja.

Fuente: elaboración propia.

Figura 3 Extracto de documento de Excel utilizado para el registro y monitoreo de las observaciones no aceptadas inicialmente por la empresa y discutidas en sesiones.  

Fuente: elaboración propia.

Figura 4 Extracto de documento de Excel utilizado para el registro y monitoreo de las observaciones no aceptadas inicialmente por la empresa  

Finalmente, en la figura 5 se muestra, grosso modo, los resultados de la aplicación del método para la gestión de SITRA-PROMADE en la etapa de pruebas y los principales resultados.

Pasos de la etapa de pruebas de STRA-PROMADE e incremento de la cantidad de observaciones aceptadas por la empresa.

Fuente: elaboración propia.

Figura 5 Pasos de la etapa de pruebas de STRA-PROMADE e incremento de la cantidad de observaciones aceptadas por la empresa.  

DISCUSIÓN DE RESULTADOS

La experiencia de dar seguimiento al trabajo de una empresa no es una tarea habitual del personal de PROMADE; las tareas frecuentes se relacionan con la gestión de proyectos de producción que tienen características muy diferentes a las de un proyecto de desarrollo de software: el manuscrito es entregado por el autor y luego revisado por el equipo de producción; por lo tanto, las observaciones que se generan son registradas con la herramienta de control de cambios de Word, en tanto que las observaciones hechas a un software no pueden ser registradas en el mismo software; por lo tanto, requieren de otra estrategia de gestión.

El informe surgido producto de las sesiones con usuarios reales del sistema (paso 1) arrojó 570 observaciones que no estaban organizadas por hitos del sistema o pantallas, sino, de acuerdo a su ocurrencia en el sistema según se avanzaba en el flujo. Si bien es cierto se identificaron observaciones repetidas, no se eliminaron a fin de evidenciar la frecuencia de ocurrencia de la duda o error por las personas usuarias. Además, aunque una observación repitiera la idea general, dependiendo de la persona se incluían mayores detalles de la observación. Lo anterior permitió identificar los problemas más críticos del sistema y fundamentar la aceptación de la observación.

El método empleado para la gestión en la etapa de pruebas facilitó el logro de los objetivos propuestos, pues, aunque de 570 observaciones, al inicio, la empresa solo aceptó aplicar 44,75 % de las observaciones (paso 3); producto de la primera argumentación de PROMADE (paso 4) y de las sesiones, se logró que la empresa aceptara implementar 78,68 % del total de observaciones (paso 7).

Debido a la gran inversión de la UNED en este sistema, tanto la jefatura de la DTIC como tomadores de decisiones de la empresa estuvieron presentes en las sesiones (paso 6) y se mantuvo informados a otros participantes clave que, de manera ágil, con solo ver un cuadro, podían dar seguimiento a la negociación.

El principal elemento novedoso es la visualización gráfica del seguimiento de observaciones (paso 7); no solamente de forma escrita (minutas y oficios). En la sesiones de discusión de observaciones hubo un aumento progresivo en la cantidad de observaciones discutidas por día, a medida que se avanzaba en el proceso, ya que era más ágil consultar observaciones previas relacionadas con las discutidas; este aumento se puede visualizar en la figura 3.

Terminada la implementación del método en la etapa de pruebas se ha evidenciado el efecto positivo de esta práctica en las mejoras que la empresa ha implementado en el sistema. Además, en la siguiente etapa de sprints previos a la segunda ronda de revisión se está empleando con éxito este mismo método para el seguimiento.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

De acuerdo con David Hillson15, la cultura de gestión del riesgo en una organización va más allá de las normas; implica concienciación del riesgo, evidenciada en las actitudes y comportamientos del equipo respecto al riesgo. La adecuada gestión del proyecto en cuanto a la etapa de pruebas de SITRA-PROMADE permitirá obtener un sistema para el seguimiento del proceso de producción de materiales didácticos escritos de calidad que contribuirá al desarrollo de una cultura de gestión del riesgo en PROMADE.

La definición de la metodología para el desarrollo de SITRA-PROMADE fue conocida por PROMADE hasta avanzado el proyecto y el formato de sprint utilizado por la empresa no contemplaba la manipulación de la herramienta por parte de los usuarios finales, aunque otros autores para diferentes contextos sí lo proponen16. Lo anterior representó una imposibilidad de identificar fallas en el funcionamiento de la herramienta previo a la etapa de pruebas, lo que devino en stoppers en el primer intento de pruebas y, posteriormente, una enorme cantidad de observaciones en el segundo intento de pruebas; sin embargo, fue un acierto la conformación de una comisión de PROMADE que participó desde la planificación del primer paso del método descrito en este trabajo, ya que el equipo logró presentar argumentos suficientes para realizar ajustes en la metodología de revisión del sistema.

Puesto que los aspectos contractuales fueron establecidos por dependencias ajenas a PROMADE, los tiempos de revisión no fueron consultados al programa y resultaron insuficientes, y aunque, previa solicitud de PROMADE, fueron ampliados, la aceptación de esta ampliación por parte de la empresa no fue inmediata, e implicó diferentes trámites administrativos en la universidad para los sucesivos ajustes del cronograma.

Al replicar el método, se sugiere solicitar apoyo administrativo para los aspectos prácticos que consumen mucho tiempo; por ejemplo, respaldar los videos de las reuniones digitalmente y generar plantillas para la documentación de las observaciones, de manera que la información recolectada por quienes colaboren en esta tarea sea uniforme.

Además, aunque haya grabación de las reuniones, nunca se debe omitir la minuta con acuerdos, pues en un proyecto tan grande, con numerosas reuniones de hasta tres horas, es prácticamente imposible ubicar algún acuerdo tomado en grabaciones anteriores. Siempre deben generarse documentos resumen de los acuerdos previos, de manera que sea más ágil buscar la fundamentación en caso de duda. En las reuniones de negociación debe haber al menos dos representantes de la instancia, a fin de adelantar el trabajo de elaboración de la minuta y tener un apoyo en caso de argumentaciones difíciles (mientras una persona argumenta, otra realiza búsqueda de la fundamentación o refuerza con un segundo criterio).

En el desarrollo de este proyecto se constató que es tan importante el discutir y argumentar verbalmente con la contraparte como el dejar registros escritos, pero no cualquier tipo de registro, sino uno que sea fácilmente ubicado y con el cual se pueda hacer un seguimiento preciso. Además, los documentos generados deben ser prácticos, de manera que las autoridades involucradas puedan, fácilmente, estar al tanto de las decisiones tomadas.

En diferentes instancias de las universidades es frecuente el trabajo colaborativo. Si el proyecto toma mucho tiempo, pueden olvidarse acuerdos tomados, ya que no hay uniformidad en su registro, lo cual afecta la calidad del producto y deviene en la pérdida del esfuerzo realizado en largas horas de reunión. Este método es una solución que cualquier otra entidad puede aplicar y que permitirá un mejor rendimiento, así como asegurar la inversión económica y de tiempo de los profesionales involucrados.

Algunos trabajos futuros pueden enfocarse en investigaciones para la mejora en el establecimiento de los requerimientos del sistema a fin de evitar ambiguedades con la empresa externa a la hora de implementar la solución. Además, el estudio de las especificaciones contractuales con empresas externas que atañen directamente a la parte usuaria; tal es el caso de la definición de la metodología para las pruebas y los tiempos respectivos, así como las normas para las áreas de la evaluación de la calidad del software que le competen. Por ejemplo, Redrován, Loja, Correa y Piña17 destacan ISO/IEC 9126 e ISO/IEC 25000 para el control de calidad; dichas especificaciones aportarían un marco más objetivo para el fundamento de observaciones; principalmente las que no atañen directamente a la funcionalidad del software, pues estas se definen principalmente con los requerimientos.