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1. Introducción
En el año 2020 el Consejo de Estado de la República de Cuba aprobó el Decreto Ley No. 3 ''Del Sistema Nacional de Gestión Documental y Archivos en la República de Cuba ''(2020) y sus normas complementarias, una nueva disposición que tendría como objetivo ulterior la protección del patrimonio documental cubano. Este acto jurídico sirve de pretexto para sistematizar la historia este fenómeno legislativo en Cuba en el período 1559 -2019. Durante estos años la legislación archivística se imbrica en el Sistema Jurídico cubano como la protección de un bien jurídico de imprescindible valor para gestionar la misma historia e ir ganando cada vez más un estado de derecho transparente y democrático, una visión más contemporánea de estas instituciones (Del Castillo y Ravelo, 2017, p. 273). Se nutre así, cual suerte profética, historia, derecho y archivos, en un análisis multidisciplinario que pretende sistematizar la historia legislativa del tema en cuestión en Cuba.
Con esta premisa, se presenta el presente estudio que sistematiza la historia de la legislación archivística cubana, con el objetivo de analizar las influencias de la misma en la estructuración de la historia archivística nacional, con un enfoque holístico y sistémico del asunto (Borrego, 2020, p. 2). Este análisis, propicia que se comprenda la necesidad histórica de implementar un sistema de gestión documental en el territorio nacional, eficiente, eficaz, racional y sobre todo que permita preservar los registros que este produce y contribuir así, a la inmensa tarea de gestionar y conservar el patrimonio documental cubano (Romero, 2022, pp. 171-175).
2. Metodología
Esta investigación tiene como objetivo general sistematizar la historia de la protección legal de los documentos y Archivos en Cuba, una historia que ha puesto el valor social de los registros públicos, en cada una de las realidades sociales, justo en su lugar.
Da solución a problemas como la falta de actualización de la historia de esta especificidad jurídica y al insuficiente estudio teórico que permitirá una periodización de la legislación archivística cubana. Con esta investigación se pretende, además, propiciar nuevos análisis y valoraciones referentes a este tema con una importancia vital para el desarrollo archivístico nacional.
Para ello se empleó una metodología cuántica con el método principal el análisis documental y la técnica la revisión de documentos jurídicos. Se realiza con una amplia revisión bibliográfica y la profundización en las normas jurídicas que hasta la fecha se conocen y que han regulado de alguna manera la actividad archivística en Cuba. Esta revisión tuvo como base fundamental el análisis de la magistral obra Historia de los Archivos de Cuba (1949) de Joaquín Llaverías, Capitán del Ejército Libertador y director del Archivo Nacional durante más de veinte años artífice de Archivística Cubana y a quien va dedicado este ensayo como digno homenaje del autor. Este libro, publicado en 1912 y actualizado en 1949, recoge el tránsito histórico de estas instituciones cubanas y las regulaciones jurídicas existentes en el país hasta esa fecha. El proceso de compilación impuso, además, la localización de estas disposiciones en la Gaceta Oficial de la República desde su creación.
3. Análisis de la historia legislativa en materia de Archivos
3.1. Período colonial (hasta 1998)
La isla de Cuba recibió las primeras disposiciones que indicaron el buen manejo de los documentos en 1559. Empezó, en ese momento, una importante tradición legislativa en materia de Archivos (Ferriol y Delgado, 2015, p. 171). En este período, se emitieron las siguientes disposiciones:
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1559- Ordenanzas del Rey Don Felipe II: ordenó a los miembros de las colonias tratar bien los libros y demás papeles. Orientó la confección de un inventario jurado y firmado de los volúmenes de las contadurías, con una relación clara de todos los libros y de los que fueran aumentando, los cuales había que numerar y ponerles su contenido.
2. 1602- Ordenanzas del Rey Don Felipe III: recomendó el cuidado de los libros de relaciones y los demás de la Real Hacienda. Ordenó el buen resguardo de los mismos. Prohibió su consulta por hombres de negocios u otra persona, so pena de proceder contra los culpables de faltar a lo dispuesto. Estableció que se mandaría que los libros fueran renovados y se pusiesen en buena forma.
3. 1693- Real Cédula: prohibió la extracción de los libros y papeles de los archivos de las oficinas en Cuba, aunque lo pidiesen los jueces. Permitió únicamente facilitar las noticias por certificación o receta.
4. 1764- Real Cédula: prohibió la extracción de los libros y papeles archivados en las oficinas, facultó solamente a los Virreyes, Presidentes o Gobernadores a enviar a un Ministro de la Audiencia, con un escribano, para revisar los documentos que necesitasen.
5. 1840- Real Orden No. 531: creó el Archivo General de la Real Hacienda de la Isla de Cuba, a propuesta de la Junta de esa organización. Aprobó el primer reglamento de archivos. Esta fue la primera disposición de protección integral de los archivos y sus documentos.
6. 1857- Real Orden No. 11999: disolvió totalmente el Archivo General de la Real Hacienda y creó, en su lugar, el Archivo General de la Isla Cuba.
7. 1883- Real Orden No. 655: ordenó el envío al Archivo de Indias, España, de la documentación relacionada con Las Floridas, Tierra Firme y Capitanías Generales de Guatemala y Venezuela, custodiados hasta ese momento por los archivos en Cuba.
1890- Real Orden No. 481: dispuso el traslado de los documentos relacionados con el descubrimiento de América a la Biblioteca y Museo de España. (Llaverías, 1949)
En la etapa colonial se inició una tradición legislativa en materia de archivos, que, aunque no llegó a concretar aspectos relacionados con la organización de un sistema tal como se conoce hoy, marcó las pautas para la protección legal de la documentación histórica, recomendando su cuidado y prohibiendo su extracción de los depósitos. Además, se establecieron limitaciones de acceso, muy acordes con los intereses económicos de la época y se reguló la organización interna del Archivo General. Se emitió el primer instrumento reglamentario con él que estableció de manera integral la gestión y conservación del documento administrativo.
En este período histórico, los esfuerzos realizados en materia de protección jurídica de la documentación sufrieron un duro golpe con la decisión de la metrópoli de despojar al Archivo General de todo lo relacionado con: Las Floridas, Tierra Firme y Capitanías Generales de Guatemala y Venezuela, custodiados hasta ese momento por los archivos de Cuba, y ordenar su envío al Archivo de Indias. En 1898, con la intromisión de las fuerzas norteamericanas en la guerra Hispano-Cubana, culminó el período colonial en la Isla, dando paso a un Gobierno interventor que inició las acciones para convertir la nación en una nueva ''Republica''.
3.2. Período de la primera ocupación militar (1898-1901)
Al gobierno militar que se instauró en Cuba en el período entre 1898 y 1902 no le fue indiferente la protección de las instituciones de archivo y su documentación.
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1899- Orden No. 167: creó y estableció las funciones de la plaza de Director y Conservador de Archivo en el Departamento de Estado y Gobernación.
2. 1900- Orden No. 40: dispuso la obligatoriedad de conservar y clasificar los documentos que hasta esa fecha se encontraban en depósito en el Archivo General.
3. 1900, 16 de abril, Orden No. 74: autorizó a los encargados de oficinas públicas y archivos a tener en estos locales las armas necesarias para la protección de los fondos, medida sustentada en la situación social existente en ese instante. (Llaverías, 1949)
Las órdenes emitidas en este corto período histórico resultan muy interesantes desde el punto de vista jurídico, pues jerarquizan la actividad en el país al dar un rango administrativo al Director de Archivos que hasta esa fecha no había tenido. Además, en este lapso se sentaron las bases para que se abriera al público por primera vez el Archivo Nacional.
3.3. Período de la República Burguesa (1902-1958)
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1904- Decreto No. 386: cambió la denominación del Archivo General de la Isla de Cuba, por Archivo Nacional. (Decreto No. 386, 1904)
2. 1906- Decreto(1): determinó que las certificaciones emitidas por el Jefe del Archivo Nacional, no necesitaban ser legalizadas en la Secretaria de Gobernación para surtir efectos legales dentro del territorio nacional. (Decreto, 1906)
3. 1906- Decreto No. 302: trasladó la sede del Archivo Nacional al edificio conocido como Cuartel de Artillería. (Decreto No. 302, 1906)
4. 1907- Decreto No. 140: autorizó al jefe del Archivo Nacional a expedir o denegar solicitudes de certificaciones de documentos judiciales a su cargo, que a partir de entonces se consideran auténticas y originales en el territorio nacional. (Decreto No. 140, 1907)
5. 1907- Decreto No. 900: prohibió de la extracción de documentación del Archivo Nacional y estableció la obligación de devolver toda la que fue extraída con anterioridad a la norma. (Decreto No. 900, 1907)
6. 1908- Decreto No. 502: resolvió hacer modificaciones al principio general de no extraer documentos del Archivo Nacional, motivado por el hecho de que las causas criminales que por determinadas razones se habían trasferido a dicha instancia, debían ser devueltas a los tribunales que las habían generado. (Decreto No. 502, 1908)
7. 1909- Ley(2): derogó el Decreto No. 502/1908. Se reguló una excepción mucho más amplia y que contempló el resto de los documentos generados por las instituciones judiciales, y obligó a devolverlos una vez terminado el proceso correspondiente. (Ley, 1909)
8. 1909- Ley Orgánica del Poder Ejecutivo: organizó jurídicamente el Poder Ejecutivo de la República de Cuba. Reguló al Archivo Nacional en el artículo 270 como una dependencia con carácter de centro independiente de la Dirección de Instrucción Pública y Bellas Artes. (Ley Orgánica del Poder Ejecutivo, 1909)
9. 1913- Decreto No. 971: estableció el no cobro de derecho en el Archivo Nacional por la copia que se expidiese por disposición de un Tribunal o Juzgado. (Decreto No. 971, 1913)
10. 1913- Decreto No. 1233: estableció de manera obligatoria la devolución de los documentos extraídos del Archivo Nacional en un plazo de quince días. (Decreto No. 1233,1913)
11. 1942- Ley No. 6: estableció la protección legal de los documentos históricos de Cuba. (Ley No. 6, 1942)
12. 1942- Decreto No. 1780: reglamentó la Ley No. 6/1942. (Decreto No. 1780, 1942)
13. 1944- Decreto No. 2960: aprobó el Reglamento General Interior del Archivo Nacional de la República de Cuba. (Decreto No. 2960, 1944)
3.4. Período República Popular (1959-2019)
Los cambios económicos, sociales y políticos de los que fue objeto la Nación a partir de 1959 determinaron también una reorganización de la actividad de archivos:
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1959- Ley No. 289: disolvió el Consejo Director Permanente de los Archivos de la República de Cuba y traspasó todo su patrimonio a la Dirección General de Cultura del Ministerio de Educación; confiriéndole carácter estatal a la actividad. (Ley No. 289, 1959)
2. 1959- Decreto No. 1915: cumplimentó e hizo efectiva las regulaciones del Decreto No. 1915 de 25 de agosto de 1959. (Decreto No. 1915, 1959)
3. 1960- Ley No. 714: reguló orgánicamente el funcionamiento del Archivo Nacional y los documentos conservados en él. (Ley No. 714, 1960)
4. 1963- Ley No. 1108: incorporó el Archivo Nacional de la República a la Comisión Nacional de la Academia de Ciencias(3) de la República de Cuba, traspasándole todos sus recursos humanos y materiales. (Ley No. 1108, 1963)
5. 2001- Decreto-Ley No. 221 ''De los Archivos de la República de Cuba ''Creó el Sistema Nacional de Archivos de la República de Cuba y dispuso las normas generales de protección del patrimonio documental de la nación. (Decreto-Ley No. 221 ''De los Archivos de la República de Cuba'', 2001)
6. 2004- Resolución No. 73 del Ministerio de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente (Citma): Reglamento del Decreto-Ley No. 221 ''De los Archivos de la República de Cuba''. (Resolución No. 73 del Ministerio de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente, 2004)
7. 2003- Resolución No. 3 del Ministerio de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente (Citma): creó el Registro del Fondo Estatal de Archivos y puso en vigor su Reglamento (Resolución No. 3 del Ministerio de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente, 2003)
8. 2004- Resolución No. 124 del Ministerio de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente (Citma): establece que todos los Órganos y organismos de la Administración Central del Estado, Asambleas Poder Popular y otras personas jurídicas constituidas con arreglo a las leyes cubanas deben presentar sus solicitudes de reconocimiento y declaración de Archivos Históricos Institucionales ante la Dirección General de Archivos. (Resolución No. 124 del Ministerio de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente, 2004)
9. 2009- Decreto-Ley No. 265 ''Del Sistema Nacional de Archivos de la República de Cuba'': establece las disposiciones generales para la protección del Patrimonio Documental de la Nación Cubana, así como las normas y principios que rigen la Gestión Documental en el territorio nacional. (Decreto-Ley No. 265 ''Del Sistema Nacional de Archivos de la República de Cuba'', 2009)
10. 2009- Resolución No. 41 del Ministerio de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente (Citma), ''Lineamientos para la Conservación de las Fuentes Documentales''. (Resolución No. 41 del Ministerio de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente, 2009)
Estas disposiciones jurídicas del referido período devinieron importantes antecedentes legislativos en materia de preservación de la documentación de archivo, pues significaron un importante avance en lo que doctrinalmente se concibe para estas disposiciones. El Decreto- Ley 221 del 2001 logró, por primera vez, constituir los archivos como un Sistema que permite la protección legal de los documentos durante todo su ciclo vital y propicia el tratamiento y acceso.
4. Una mirada integradora
La importante y rica tradición en esta materia legislativa en el área de archivos, no se debe subvalorar a la hora de sostener cualquier análisis o proyecto en esta disciplina jurídica. Este es referente y sustenta cualquier modificación o nueva ley que se promulgue en Cuba. Se reflexiona sobre algunas cuestiones generales a partir de los siguientes gráficos.
La figura 1 muestra la distribución de disposiciones por períodos históricos, lo que evidencia un relativo balance en la aprobación de normas jurídicas, a pasar de las diferencias de siglos que perduró cada etapa.
Fuente: Elaboración propia.
Figura 1 Distribución de disposiciones jurídicas vinculadas a archivo en Cuba
La tabla 1, por su parte resume, en una línea de tiempo, el devenir de la emisión de disposiciones regulatoria del tema archivístico en Cuba. Ello permite ver las etapas más importantes para el desarrollo y protección legal de estas entidades en el país. Es relevante ver como la regulación jurídica de tales elementos ha estado siempre a la merced de las más altas disposiciones y entes estatales. Ello obedece al carácter trasversal de estas entidades y la alta valoración que han tenido los decisores de ellas.
Tabla 1: Línea de tiempo de las disposiciones jurídicas de archivos en Cuba
| PERÍODOS HISTÓRICO | FECHA | DISPOSICIÓN | PERIODIZACIÓN |
| Colonia (hasta 1898) | 1559 | Ordenanzas del Rey Don Felipe II | Protección jurídica de los documentos |
| 1602 | Ordenanzas del Rey Don Felipe III | ||
| 1664 | Real Cédula | ||
| 1693 | Real Cédula | ||
| 1796 | Real Orden | ||
| 1840 | Real Orden No. 531 | ||
| 1855 | Real Orden | ||
| 1857 | Real Orden No. 11999 | ||
| 1883 | Real Orden No. 655 | ||
| 1890 | Real Orden No. 481 | ||
| Primera ocupación militar (1898-1901) | 1899 | Orden No. 167 | |
| 1900 | Orden No. 40 | ||
| 1900 | Orden No. 74 | ||
| República Burguesa (1902-1958) | 20.12.1904 | Decreto No 386 | |
| 23.02.1906 | Decreto | ||
| 23.07.1906 | Decreto No. 302 | ||
| 05.02.1907 | Decreto No 140 | ||
| 28.08.1907 | Decreto No. 900 | ||
| 12.05.1908 | Decreto No. 502 | ||
| 26.01.1909 | Ley Orgánica del Poder Ejecutivo | ||
| 06.05.1909 | Ley | ||
| 22.10.1913 | Decreto No. 971 | ||
| 19.12.1913 | Decreto No. 1233 | ||
| 07.05.1942 | Ley No. 6 | Protección jurídica a los documentos históricos | |
| 17.06.1942 | Decreto No. 1780 | ||
| 30.08.1944 | Decreto No. 2960 | ||
| 24.04.1959 | Ley No. 289 | ||
| 25.08.1959 | Decreto No. 1915 | ||
| 22.01.1960 | Ley No. 714 | ||
| 19.04.1963 | Ley No. 1108 | ||
| República Popular (1959-2019) | 08.08.2001 | Decreto-Ley No. 221 ''De los Archivos de la República de Cuba'' | Creación y fortalecimiento del Sistema Nacional de Archivo (SNA) |
| 09.11.2004 | Resolución No. 124/04 del Citma | ||
| 14.07.2004 | Resolución No. 73/04 del Citma | ||
| 20.01.2003 | Resolución No. 3/03 del Citma | ||
| 10.04.2010 | Decreto-Ley No. 265 ''Del Sistema Nacional de Archivos de la República de Cuba'' | ||
| 26.05.2009 | Resolución No. 41/2009 del Citma. ''Lineamientos para la Conservación de las Fuentes Documentales'' |
Fuente: Elaboración propia.
Del análisis de este gráfico, el autor, deduce tres períodos importantes en cuanto a legislación sobre el tema se refiere. Para llegar a esta periodización se tuvo en cuenta el objeto de protección fundamental y se arriba a las siguientes etapas:
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1559- 1941 –Protección jurídica de los documentos: se emiten disposiciones relativas a proteger el documento administrativo sin una mirada historicista. Se regulan, además, su tratamiento, conservación, y acceso.
2. 1942- 2000 – Protección jurídica a los documentos históricos: se sancionan regulaciones para proporcionar protección a los documentos históricos del país, se pondera su valor y se declaran de utilidad pública y parte integrante del Patrimonio Nacional. Se regula el funcionamiento del Archivo Nacional de Cuba como depósito de estos. Además, se proteges su tratamiento, conservación, y acceso.
3. 2001- Creación y fortalecimiento del Sistema Nacional de Archivo (SNA): se crea el SNA como organización encargada de gestionar, preservar, tratar y poner en valor el Patrimonio Documental Cubano. Se da una protección integral al documento desde su nacimiento hasta su depuración o depósito en un archivo histórico.
La figura 2 visualiza las disposiciones empleadas en Cuba para regular temas archivísticos. Un análisis de la misma permite observar que la más empleada ha sido la Ley o una de similar rango jurídico(4) , seguidos por los Decretos emitidos por el órgano ejecutivo en la etapa republicana burguesa. Esto alude al valor que le han dado los legisladores a sus Archivos y su documentación. Al autor considera que más allá de los valores históricos de estos, se ha tenido en cuenta los valores económicos- políticos y sus influencias.
Fuente: Elaboración propia.
Figura 2. Disposiciones jurídicas empleadas en Cuba con el fin de regular temas jurídicos
La figura 3 expone los temas archivísticos que ha protegido la legislación en las disposiciones objeto de este estudio a través de la historia patria. El acceso a los archivos y la información contenida en los documentos es el tema más recurrente en la isla. En la colonia con un acento más a asegurar intereses de la metrópolis y restringir el acceso y posteriormente más a propiciarlo. Otro tema que ha resultado muy interesante es la protección del documento, bien jurídico de trascendental importancia al ser el objeto de estudio de este análisis. No se descartan los otros tópicos, pues como se visualiza en el gráfico, también fueron objeto de protección legal.
5. Conclusiones
La cultura archivística de un país tiene, indiscutiblemente, un componente jurídico, de cuál debe ser el papel y como proceder ante el fenómeno social de preservar los documentos generados por Cuba. Esta investigación soluciona uno de los problemas actuales de la realidad archivística cubana, pues no se contaba con una sistematización que revelara las disposiciones jurídicas que se emitieron en el período 1559-2019 y su correspondiente periodización.
El archipiélago cuenta con una importante tradición legislativa en materia de protección de los documentos y el funcionamiento de sus Archivos, que nunca se debe olvidar al sostener cualquier proyecto. Estos figuran como referente para el área latinoamericana por su importancia. Los aciertos, progresos, desaciertos y atrasos de cada una de las etapas históricas vividas enseñan cual es el camino para no volver a cometer los mismos errores.
La sistematización de la historia de la legislación archivística cubana y su periodización teniendo en cuenta su objeto de protección legal, propiciará un aumento cuantitativo y cualitativo en las investigaciones referentes al tema.
Los temas archivísticos más aludidos en las disposiciones en la historia legislativa son: el acceso a los Archivos y la información contenida en los documentos y protección del documento. Siempre ha sido importante el investigador que usa el documento cual elemento circunstancial e importante para el asunto.
Las disposiciones más importantes, archivística y jurídicamente hablando, fueron: Orden No. 531/1840; la Ley No. 6/1942; la Ley No. 714 /1960, el Decreto-Ley No. 221/2001 ''De los Archivos de la República de Cuba ''y el Decreto-Ley No. 265/2029 ''Del Sistema Nacional de Archivos de la República de Cuba''. Todas marcaron pauta, de acuerdo su momento histórico y al desarrollo de la archivística internacional, en cuanto a la conservación, gestión y acceso a la documentación generada en el país.
Sería oportuno aprobar un corpus normativo de mayor nivel, dígase una ley, que jerarquice la disciplina. Esto hará más efectivo el cumplimiento de sus preceptos desde en proceso de aprobación hasta la praxis de la norma coadyuvando así una mayor eficacia normativa.
Este artículo, más que una historia contada desde las fuentes primarias de información, pretende aludir la necesaria comprensión de la ocupación de las autoridades cubanas por sus Archivos en las diferentes etapas históricas. Este supremo objetivo solo reafirma la necesidad de aplicar ciencia a una actividad que tiene el fin de preservar la Memoria Histórica Cubana.
