1- Introducción

El presente artículo centra su atención en los antecedentes que sentaron las bases de la formación Archivística reglada en nuestro país. Por lo tanto, en primera instancia, se analiza el origen de la ciencia en la que se fundamenta la enseñanza de esa área del saber, nos referimos a la Archivística.

Luego se estudia el Proyecto Piloto de la Unesco y su repercusión en el desarrollo archivístico costarricense y, por ende, en la formación académica universitaria en la materia. Se finaliza con los antecedentes que en 1978 dieron origen al Diplomado en Archivo Administrativo en la entonces Escuela de Historia y Geografía, Facultad de Ciencias Sociales, Universidad de Costa Rica.

La delimitación temporal del trabajo se circunscribe en Costa Rica, específicamente en el contexto de la formación archivística de dicho país. La demarcación temporal, corresponde a las décadas de 1960-1970; la primera hace alusión a la gestación de las ideas archivísticas en el contexto nacional. La segunda a la iniciación de la formación académica universidad de la Archivística en Costa Rica.

Respecto a los tipos de investigación del trabajo, corresponde a la histórica y a la exploratoria. La primera, porque se analiza e interpreta un proceso en perspectiva histórica. La segunda se fundamenta por ser un tema poco estudiado por la historiografía archivística costarricense.

Aunado a lo anterior, el hecho de que este artículo corresponda al tipo de investigación exploratoria, se justifica por la escasa existencia de fuentes de información sobre la temática abordada. Por lo tanto, la carencia de fuentes bibliográficas y documentales, fue una limitante para abordar el tema a profundidad.

2- Origen de la archivística en Costa Rica

En el año de 1948, cuando José Luis Coto Conde asumió la dirección del Archivo Nacional de Costa Rica, la Archivística era una disciplina ignota para él y, por ende, en nuestro país; por lo tanto, para esa fecha la mencionada área de saber era del completo desconocimiento en los ámbitos académicos de la época.

El ejercicio de sus funciones, como jerarca del Archivo Nacional, le permitió a Coto Conde acudir a reuniones, seminarios y congresos internacionales, de esta manera entró en contacto con otras realidades relacionadas con los archivos y, por consiguiente, con la Archivística. Situación que queda evidenciada en un editorial de la Revista del Archivo Nacional, cuando refiriéndose a su participación en actividades archivísticas en el extranjero, señalaba que También ha sido posible asistir a congresos y seminarios en Estados Unidos, Canadá, El Salvador, Perú, México y Colombia (^{Coto Conde, 1975}, p.3).

Así las cosas, es a partir de la década de 1960 que se introduce en nuestro país, por parte de Coto Conde, los planteamientos teóricos, metodológicos y terminológicos de la Archivística de la época. La interrelación con archivistas de otras latitudes, la participación en reuniones y actividades internacionales de formación no reglada y la bibliografía, entre otros, le permitieron a José Luis Coto Conde conocer los preceptos de la Archivística del momento.

Por lo tanto, la génesis de la Archivística en Costa Rica se debe a José Luis Coto Conde, quien fue el precursor de esa disciplina en el contexto costarricense. Escenario que se vio beneficiado por su labor como director del Archivo Nacional, pues eso le permitió el contacto en el extranjero con dicha disciplina que, a su vez, hizo del conocimiento y extensión en el medio nacional.

A pesar de lo expuesto anteriormente, es hasta inicios de la década de 1970 del siglo pasado, que encontramos en nuestro país las primeras referencias documentales que hacen alusión directamente al vocablo denominado Archivística; por ejemplo, en la memoria institucional del Archivo Nacional correspondiente a 1969-1970 se señala que En materia archivística ⁽²⁾ muchos cambios se producen cada año. (^{Archivo Nacional, signatura 738}, p. 3).

Luego, en la memoria de 1970-1971 se exteriorizaba que La archivística ⁽³⁾ de nuestros días ha elaborado y recomendado una serie de actividades que guardan relación con la época que vivimos… (^{Archivo Nacional, signatura 739}, p. 1). Además, se argumentaba que se ha llegado a hablar en reuniones internacionales de la ciencia archivística ⁽⁴⁾, y el Comité Internacional de Archivos (Hoy día Consejo Internacional de Archivos, ICA-CIA) con sede en París trabaja con ahínco para que todos los acuerdos sobre la materia sean aceptados y ejecutados por los gobiernos de los países miembros (^{Archivo Nacional, signatura 739}, p. 1).

En suma, José Luis Coto Conde es el precursor de la Archivística en Costa Rica. Pues es el primer profesional costarricense que asiste a reuniones internacionales con especialistas en materia Archivística. Asimismo, los intercambios en actividades formativas en diferentes países, los contactos con organismos internacionales y la bibliografía del momento, entre otros, fueron los medios que le permitieron la relación con esa disciplina, que asimiló muy bien y la hizo del conocimiento en el Archivo Nacional y en el país.

Luego, esos preceptos archivísticos fueron debatidos y difundidos a partir de la creación, en 1978, del Diplomado en Archivo Administrativo, en la Escuela de Historia y Geografía, Universidad de Costa Rica; lo que constituyó el inicio de la formación reglada en Archivística en nuestro país, como veremos más adelante.

3- El proyecto piloto de la UNESCO

La década de 1970 constituyó una etapa muy importante para el impulso de los archivos y la formación archivística en Costa Rica, pues se concertó el plan para el Desarrollo de Archivos de América Latina, conocido como Proyecto Piloto de la UNESCO; al respecto tenemos que la Unesco ha fomentado el concepto de Proyecto Piloto a fin de ayudar a los Estados Miembros a desarrollar las infraestructuras esenciales de la información. La base del concepto consiste en una asociación y una contribución conjunta entre los Estados Miembros y la Unesco (^{Archivo Nacional, signatura 838}, p. 2.).

Dentro del conglomerado de países de la región, Costa Rica fue designada como modelo para la implementación del Proyecto, por lo tanto, la finalidad básica por la que la Unesco otorgó dicho proyecto a nuestro país, fue para establecer con su ayuda, un Sistema Nacional de Administración Archivística, que pudiera servir como modelo en la región de América Central y el Caribe (^{Archivo Nacional, 1981}, p. 31).

Lo anterior permitió la llegada al país de importantes archivistas de renombre internacional, tales como Aurelio Tanodi (Argentina), Vicenta Cortés Alonso (España), y Bodil Henrikson de Ulate (Suecia), entre otros, quienes realizaron sendos diagnósticos y propuestas para mejorar el quehacer de los archivos costarricenses.

En noviembre de 1975, inició el proyecto piloto para el desarrollo de los archivos y la gestión de documentos en Costa Rica, Proyecto Piloto de la UNESCO, con la finalidad de impulsar la infraestructura nacional en materia archivística, encaminada a la implementación de un sistema nacional de archivos.

Asimismo, en el informe de labores de José Luis Coto Conde, 1974-1978, señalaba que dicho proyecto tiene como objeto dar a Costa Rica una orientación archivística moderna que sirva de modelo a los países del Área Centroamericana (^{Archivo Nacional, signatura 284}, p. 75).

En ese contexto, el primer experto internacional en visitar Costa Rica fue el argentino Aurelio Tanodi. Luego, de noviembre de 1975 a julio de 1976, llegó el país la archivista sueca Bodil Henrikson de Ulate, para continuar con los trabajos relacionados con el Proyecto Piloto de la UNESCO. Asimismo, impartió el curso Introducción a la Archivística moderna en la Escuela de Historia y Geografía de la Universidad de Costa Rica, dirigido a los funcionarios que estaban trabajando en los archivos de las instituciones públicas; además como lo afirma Murillo Delgado preparó, junto con la señora Chacón de Umaña (Luz Alba) y la Junta Administrativa del Archivo Nacional, un anteproyecto para el edificio (del Archivo Nacional)… (^{Archivo Nacional, 1980}, p. 80).

Con la finalidad de analizar los avances y evaluar el Proyecto Piloto, del 12 al 14 de diciembre de 1977 se llevó a cabo el Seminario Regional sobre el Proyecto Piloto de Costa Rica en Materia de Administración de Archivos y Records Management, auspiciado por la UNESCO y el Archivo Nacional. Por lo tanto, se realizó un Seminario Regional sobre archivos con una semana de duración, al cual asistieron representantes de Centro América, Colombia, Puerto Rico y la Unesco que lo patrocinó (^{Archivo Nacional, signatura 745}, p. 6).

En dicho seminario se analizaron los objetivos y la estructura del Proyecto, la legislación relacionada con la creación de un sistema nacional de archivos, la implementación de dicho sistema, la infraestructura que requerían los archivos, la conservación de los documentos y sus aristas, el recurso humano y la formación académica, entre otros.

Las conclusiones de dicha actividad fueron muy satisfactorias y positivas, por lo que se continuó con la visita y asesoría archivística por parte de otros expertos internacionales, para darle mayor permanencia al Proyecto Piloto.

Por lo anterior, del 15 mayo al 25 de junio de 1978 la archivista y consultora española Vicenta Cortés Alonso visitó el país para trabajar con el Archivo Nacional y los órganos de gobierno de Costa Rica productores de archivalía en su esfuerzo por mejorar la eficiencia y proponer medidas para la producción, custodia y servicio de la documentación administrativa (^{Cortés Alonso, 1978}, p. 1).

Una de la conclusiones a las que llegó Cortes Alonso, fue que las personas encargadas de los archivos, carecían de capacitación en Archivística o de una formación académica en el área, ya que gran parte de ellos eran oficinistas, secretarias o sin la conclusión de los estudios secundarios. En suma, el personal que los atiende (los archivos) procede por lo general de la escala administrativa y se recluta entre los niveles más bajos (^{Cortés Alonso, 1978}, p. 9).

En noviembre de 1979 finalizó el Proyecto Piloto de la UNESCO y la panorámica de la realidad archivística costarricense no era muy favorable para la creación –de hecho y de derecho– del tan anhelado Sistema Nacional de Archivos; para poder llegar a dicho Sistema era indispensable, entre otras cosas, la reorganización y la creación de archivos de gestión y centrales acorde con los postulados teóricos-metodológicos de la Archivística del momento. Por lo tanto, para logra ese cometido, era indispensable contar con la formación académica en materia archivística para la profesionalización del personal responsable de esos archivos. Así las cosas, las recomendaciones fueron las siguientes:

4- Antecedentes del diploma en archivo administrativo

Líneas atrás se indicó que el Proyecto Piloto de la UNESCO tenía como finalidad la modernización de los archivos costarricenses, a partir de la creación de un sistema nacional de archivos. Un elemento fundamental para el logro de esa meta y, por ende, el buen funcionamiento del sistema, era la profesionalización del talento humano que gestionaría los diferentes archivos del país.

Una de las problemáticas que presentaba la realidad archivística nacional del momento, era la falta de formación reglada en la materia; es decir, a la fecha el país carecía de una enseñanza académica universitaria que formara los técnicos o profesionales que los archivos estaban e iban a requerir.

Para la década de 1970, cuando se ejecutó el Proyecto Piloto de la Unesco, la situación sobre la formación archivística en el país era precaria. Por lo tanto, la carencia de estudios superiores sobre archivística queda plasmada en el informe de ^Tanodi al señalar que En Costa Rica no existió ninguna clase de sistemática enseñanza archivística tanto para los archivos históricos como administrativos (1976, p. 15).

Para solventar un poco esa falta de formación archivística, Tanodi recomendaba –como parte de su asesoría en el Proyecto Piloto de la UNESCO– que Para el plan piloto archivístico, el Servicio Civil puede poner en funcionamiento un plan de capacitación específica para la preparación y perfeccionamiento del personal operativo, es decir, de archiveros (^{Tanodi, 1976}, p. 15).

Por lo anterior, la funcionaria del Departamento de Entrenamiento del Servicio Civil Teresa Masís Rojas (quien había trabajado en el Archivo Nacional), dictó algunos cursos relacionado con los archivos. Al respecto, Fournier Garcia indica que Merece destacar la importante labor que desarrolló en el Departamento de Entrenamiento de la Dirección General de Servicio Civil la señora María Teresa Masís Rojas, quien desde 1968 dictó periódicamente cursos básicos de Archivo para secretarias, orientando hacia los archivos de gestión, preparando a este personal (1990, p. 72).

Uno de los mayores aportes de Masis Rojas fue haber escrito un folleto como material de apoyo para las capacitaciones impartidas sobre archivo. Pues esto era una apremiante necesidad ante la falta de producción bibliográfica en la materia. Esa obra corresponde a: Masís Rojas, Teresa. (1973). Apuntes sobre archivo. San José, Costa Rica: Dirección General del Servicio Civil; cuyo único ejemplar se localiza en la Biblioteca Nacional, bajo la signatura 651.5 M397a.

Así las cosas y ante la falta de un programa universitario en Archivística, el Archivo Nacional tomó la iniciativa de impartir cursos, talleres y conversatorios para saciar las ansias de conocimiento archivístico del personal que laboraba en los diferentes archivos del sector público y en el propio Archivo Nacional.

Lo anterior se pudo materializar porque para esa época, década de 1970, algunas funcionarias del Archivo Nacional se habían capacitado en materia archivística en el Centro Interamericano de Desarrollo de Archivos (CIDA), con sede en la Universidad Nacional de Córdoba, Argentina y en la Escuela de Nacional de Documentalistas de España; tal es el caso de Luz Alba Chacón León, Ana Virginia García de Benedictis y María Cecilia Arce González, que unos años después serán las pioneras de la docencia archivística en el país, a partir del Diplomado en Archivo Administrativo.

Aunado a lo anterior, otras entidades nacionales ofertaron capacitación en el campo; como es el caso de la Escuela Superior de Administración Pública de América Central (ESAPAC) que organizó algunos cursos sobre archivos; entre ellos, uno impartido por el archivista Henrie Boullier de Branche, autor del célebre manual Archivo. Organización y Método.

Asimismo el Archivo Nacional junto con el ESAPAC, desarrollaron un seminario para …darle instrucciones (al personal que trabaja en archivos) y consignas prácticas para el ordenamiento de sus documentos (Archivo Nacional, signatura 836, p. 2). La temática desarrollada consistió en el análisis de aspectos básicos de la teoría y la conceptualización archivística de la época, tales como archivo, documento, archivalía, archivero, archivología, archivonomía y archivintendencia. Una segunda fase formativa centró su atención en los trámites de los archivos, relacionado con la entrada y salida de documentos de los archivos de gestión. Por último, lo concerniente a la organización, clasificación, ordenación y arreglo de los archivos.

La Universidad de Costa Rica formó parte de la cartera de instituciones que se sumó a impartir capacitación en materia archivística en el país. Así queda reseñado en el informe de ^Tanodi al indicar que En el año 1972 la Lic. Rosa Greñas Morales, Profesora en la Facultad de Ciencias y Letras…nos informó sobre el proyecto de introducir Cursos de Capacitación Archivística en la Escuela de Historia y Geografía de dicha facultad (1976, p. 16).

Así las cosas, en el año de 1975 se impartió el curso titulado Técnicas audiovisuales, dirigido a los funcionarios que trabajan en los diferentes archivos del sector público. Para el caso de los funcionarios del Archivo Nacional, se dictaron cursos más atinentes o relacionados con la naturaleza de esa entidad, a saber Paleografía, Técnicas Audiovisuales, Historia Colonial de Costa Rica, Historia Republicana de Costa Rica, Historia Colonial de América e Historia de las Instituciones de Costa Rica (^{Tanodi, 1976}, 16).

El contexto histórico del momento fue propicio para el establecimiento de un marco colaborativo entre el Archivo Nacional y la Universidad de Costa Rica; en consecuencia y como recomendación del Proyecto Piloto de la UNESCO, se asentaron las bases para la creación de la carrera de Archivología ⁽⁵⁾ en la entonces Escuela de Historia y Geografía de esa casa de enseñanza universitaria.

El proyecto en cuestión, señalaba que los futuros educandos debían aprobar en primer instancia, el plan de estudio del Bachillerato en Historia y Geografía; posteriormente tenían que matricular, por el periodo de dos años, el Curso de idoneidad en Archivología; que comprendía …en el primer año: Archivología; Técnicas Audiovisuales; Bibliografía General; Ordenación y clasificación de documentos; Segundo año: Catalogación; Transcripción y edición de documentos; Conservación y restauración de documentos (^{Tanodi, 1976}, 16).

En relación con dicha propuesta, Tanodi recomendó algunas modificaciones al plan de estudio, por ejemplo, sustituir el curso de Técnicas Audiovisuales por Informática; al respecto, se refería a esa materia como …el material cibernético producido por la automatización (^{Tanodi, 1976}, 24). Asimismo, propuso la supresión el curso de Bibliografía General por Archivos Administrativos. Además, el de Transcripción y edición de documentos, se debía ampliar con contenidos de Diplomática Hispanoamericana. Por último, Conservación y restauración, se podía complementar y aumentar con contenidos relacionados con la construcción o adecuación de edificios o locales para archivos, así como los equipos requeridos para su buen funcionamiento y la adecuada preservación de los documentos.

Otro aspecto de mucha valía, que recomendaba Tanodi, era la necesidad de que algunos costarricenses se formaran en materia archivística en el extranjero ⁽⁶⁾, principalmente quienes laboraban en el Archivo Nacional. Planteamiento que tenía una doble finalidad, en primer lugar, contar con personal para el buen funcionamiento del futuro sistema nacional de archivos. En segundo lugar, disponer del recurso docente para la carrera de Archivología que se estaba gestando.

Una vez finalizada la propuesta de la creación de la carrera de Archivología, el 16 de agosto de 1974 se presentó y aprobó, en el entonces Departamento de Historia y Geografía de la Universidad de Costa Rica, el proyecto para la creación de dicha carrera. No obstante, esa iniciativa nunca se llegó a materializar.

En vista de que no se pudo concretar el supracitado proyecto, unos años después se le encomendó a la profesora Rosa Elena Greñas Morales, Subdirectora de la Escuela de Historia y Geografía y miembro de la Junta Administrativa del Archivo Nacional, gestionar la creación de la carrera de Archivística en esa unidad académica. Al respecto, Cortes Alonso señala que como parte de su asesoría del Proyecto Piloto de la UNESCO Tuvimos dos entrevistas sobre el tema de formación con la Lic. Rosa Greñas Morales…que ha apoyado con todo interés estas materias y proyecta convertirlas en una carrera en los próximos años (^{Cortés Alonso, 1978}, p. 12).

Por lo anterior, Greñas Morales expresaba que

¨Como en el país hay gran carencia de archiveros, las Instituciones Públicas no cuentan con funcionarios idóneos para organizar y atender adecuadamente los archivos de estas entidades, la Escuela de Historia y Geografía de la Universidad de Costa Rica, desde 1972 empezó a interesarse por la posible apertura de la Carrera de Archivología¨. (^{Greñas Morales, 1976}, p.18).

De esta manera, Greñas Morales junto con Luz Alba Chacón León, se abocaron a revisar los diversos planes de estudio de las escasas carreras de Archivística o Archivología que existían en ese momento en el contexto latinoamericano, tales como, la Escuela de Archivología de la Universidad de Córdoba, Argentina, y la Universidad Central de Caracas, Venezuela.

Producto de lo anterior, Rosa Elena Greñas Morales elaboró el plan de estudio de la futura carrera de Archivística, con la asesoría de Aurelio Tanodi y Luz Alba Chacón León, que posteriormente fue presentado ante las autoridades respectivas para su aprobación; por lo tanto,

En 1976, la Lic. Rosa E. Greñas, Subdirectora de la Escuela de Historia y Geografía de la Universidad de Costa Rica, presentó a la Dirección de ésta, un plan de estudios para la especialización en Archivo Histórico…y fue aprobado posteriormente por la Asamblea de Escuela. (^{Greñas Morales, 1976}, p.18).

En principio el proyecto fue avalado por las autoridades correspondientes y el 12 de enero de 1976 mediante Resolución 67 de la Vicerrectoría de Docencia de la Universidad de Costa Rica, se aprobó el plan de estudio de la Licenciatura en Archivología, adscrito a la Escuela de Historia y Geografía. Empero, el 26 de febrero de 1976, mediante Resolución 73 de la misma Vicerrectoría, se anuló la resolución 67 de 12 de enero y, en consecuencia, se abortó el proyecto de la creación de la citada licenciatura.

Así las cosas, la aludida licenciatura nunca se logró materializar, porque se llegó a la conclusión de que el país no necesitaba de archivistas como especialización en archivos históricos, pues únicamente existía un archivo de esa naturaleza que es el Archivo Nacional. Por el contrario, lo que se requería en ese momento era técnicos para … organizar y administrar archivos que son los depositarios del patrimonio cultural. De esta forma se descartó la alternativa de la licenciatura (^{Sección de Archivística, Escuela de Historia, Universidad de Costa Rica,1999}, p. 4).

Entonces, siempre bajo la tutela de Greñas Morales, se da inicio a un nuevo proyecto de creación de la carrera de Archivística, con mayor preponderancia en los archivos de gestión y centrales que requerían las instituciones estatales. Lo que dio origen a la creación, en 1978, del Diplomado en Archivo Administrativo, adscrito a la entonces Escuela de Historia y Geografía, Facultad de Ciencias Sociales, Universidad de Costa Rica,

5- Consideraciones finales

El desarrollo archivístico costarricense sienta bases firmes a partir del Proyecto Piloto de la Unesco; en consecuencia, la llegada al país de expertos internacionales en la materia tiene un efecto multiplicador, entre otros, en la modernización de los archivos del sector público nacional.

En el marco de dicho Proyecto, las recomendaciones de la consultora española Vicenta Cortés Alonso, calaron hondamente en la iniciativa de la puesta en marcha de la formación archivística universitaria en nuestro país; pues lo relacionada con la Formación profesional de los archivistas, por medio de la creación de la carrera de Archivística en el país, marca el origen de la enseñanza archivística profesional.

Dicha encomienda tuvo eco en la Universidad de Costa Rica, específicamente en la entonces Escuela de Historia y Geografía, ya que fue la comisionada para acoger dicho encargo. Por su parte, en la persona de la profesora Rosa Elena Greñas Morales se asentó la responsabilidad de la elaboración de los proyectos que, finalmente en 1978, dio origen al Diplomado en Archivo Administrativo, que en la actualidad corresponde a la Sección de Archivística, Escuela de Historia, Universidad de Costa Rica.

En suma, la formación archivística costarricense tiene dos precursoras, la Dra. Vicenta Cortés Alonso, quien tuvo la de idea de avanzada de recomendar la creación de una carrera de Archivística en Costa Rica; y la Licda. Rosa Elena Greñas Morales, quien fue la responsable de ejecutar la recomendación de Cortés Alonso y, por ende, la fundadora de la formación archivística universitaria en el país, a partir de la creación del Diplomado en Archivo Administrativo, hoy Sección de Archivística.