Contratación administrativa

Sus principales debilidades

El interés principal de este documento es transmitirle a los lectores de una manera sencilla, cómo se desarrolla desde el enfoque de la Dirección Administrativa y según la experiencia del Hospital México, el proceso de contratación administrativa, describiendo las principales debilidades que se presentan a lo largo del mismo. Es importante estar concientes de lo delicado del proceso en todas sus etapas, y que cada persona involucrada de una u otra manera reconozca el rol que juega dentro del proceso de contratación. Desde los interesados en adquirir un bien o servicio hasta los que lo utilizan en el diario quehacer hospitalario, debemos conocer a cabalidad cuál es nuestra función y responsabilidad, con el fin de fortalecerlo y minimizar las debilidades que se pueden presentar a lo largo del proceso.

Toda compra tiene como fundamento previo a su realización, la definición clara por parte del centro de salud de sus necesidades anuales en el consolidado del Plan Anual Operativo vs. Presupuesto Financiero. Los principales actores en este proceso son el sector administrativo y el sector clínico. Para ilustrar mejor, el sector administrativo son todos aquellos servicios que de una u otra forma, en algún momento del proceso participan en forma activa en él, tales como: Proveeduría, Financiero Contable, Sub-Área de Adquisiciones, Oficial Legal, Programación y Control, la Comisión de Compras Local, Dirección Médica y Administrativa, entre otros.

En el sector clínico se puede mencionar al Departamento de Medicina, Departamento de Cirugía, Departamento de Gineco-Obstetricia, Servicio de Urgencias, Dirección de Enfermería, y todos los Servicios de Diagnóstico y Tratamiento tales como: Farmacia, Laboratorios, Rayos X, Consulta Externa, etc.

El proceso de compra puede ser estudiado desde su inicio hasta su conclusión, con el fin de determinar la duración del proceso, simplificando lo más posible todos y cada uno de los trámites, con el fin de evitar a los usuarios mayores inconvenientes. Para nadie es un secreto que la administración pública ha mantenido su reputación e imagen de ineficiencia e inoperancia a lo largo de muchos años. En consecuencia, es responsabilidad de todos los funcionarios que ocupan cargos públicos de velar y trabajar para alcanzar cambios importantes en esta realidad, con el fin de limpiar la imagen que se ha formado durante tantos años. Un estudio del proceso de compras eliminando los pasos que no tienen valor agregado dentro del proceso, es el primer paso para iniciar un cambio hacia la calidad y calidez de la atención.

La justificación, la consolidación, la confección de la solicitud de mercadería para consumo, la reserva presupuestaria, etc. parecen sencillos y cada centro de salud tiene la potestad de normar internamente el proceso de una manera práctica o compleja, se puede diseñar el proceso basado en muchos obstáculos o en lo legalmente necesario. Hay quienes diseñan normas internas que lo que generan son atrasos sin que tengan valor agregado en el proceso de compra y es por ello que se tratará de enumerar las principales debilidades detectadas en las compras de bienes o servicios.

Debilidades del proceso de contratación

1. Falta de compromiso entre el sector administrativo y el sector clínico:

Comentario

Es común observar la desunión que existe entre el Sector administrativo y clínico, no hay conciencia de la importancia que significa la unión entre estas dos áreas, el no involucramiento del sector administrativo hacia las necesidades del área clínica provocan atrasos en el proceso y se puede llegar al punto de que se ven como una amenaza, en vez de compañeros de equipo de trabajo que se deben ayudar mutuamente. El área administrativa debe visualizar al sector clínico como su cliente, sin ellos no tendrían razón de existir. El área administrativa debe organizarse de tal forma que facilite el trabajo al área clínica, muchas veces se imponen requisitos, que en vez de agilizar los procesos los entraban. Se recomienda un acercamiento constante y un rediseño del proceso de compras, identificando los puntos débiles para reorganizar la distribución de los recursos para el mejor aprovechamiento de los mismos.

2. El área clínica no se involucra correctamente en el proceso de compra del bien o servicio.

Por ejemplo, es muy común que los sectores del área clínica manifiesten que ellos son profesionales de salud y que su función es atender a los pacientes que acuden a solicitar servicios de salud no el de participar en el proceso de compra de los insumos que estos profesionales requieren para la prestación del servicio.

Comentario

Esta percepción se da continuamente y están muy equivocados. Es fundamental que las Jefaturas Clínicas (Médicos, Enfermeras, Farmacia, Rayos X, Laboratorios etc.) se involucren de lleno y activamente para adquirir el material, suministro, equipo que requieren, principalmente en el diseño de las especificaciones técnicas del producto. El pensamiento de que la administración compra lo más barato es incorrecto. Se compra lo más barato si el mayor interesado, quien va a utilizar el insumo, no se involucra seriamente en el diseño de las especificaciones técnicas de los mismos. Es por ello común que se compren artículos de mala calidad. Un diseño pobre genera una compra pobre, y los únicos que pueden diseñar especificaciones técnicas de calidad son los que conocen lo que quieren. La administración activa es la responsable de que el proceso se desenvuelva con transparencia, cumpliendo todos los requisitos que la contratación administrativa exige, por ejemplo, que el procedimiento esté acorde con los topes de ley, garantías de participación, de cumplimiento, reserva presupuestaria, publicación en el diario oficial La Gaceta, etc., y los médicos, enfermeras, técnicos, entre otros, son los responsables de diseñar de una manera seria y responsable las especificaciones técnicas del producto que quieren adquirir. Dentro de las debilidades más grandes de la contratación administrativa se menciona como número uno, un pobre diseño de las especificaciones técnicas. Cuando los interesados en adquirir un producto se comprometan con la elaboración de un diseño de especificaciones de calidad, se garantizaría que compañías que ofrecen productos de baja calidad, sin respaldo en repuestos, etc. queden eliminadas en el momento de la recomendación técnica, y se iniciaría un cambio radical en la adquisición de bienes y servicios de la institución. Es responsabilidad del área técnica invertir más tiempo y esfuerzo en el diseño serio de las especificaciones técnicas para minimizar las complicaciones y atrasos posteriores al inicio de la compra. Ejemplo: Objeciones al cartel, revocatorias, declaraciones de desierta, apelaciones ante la Contraloría General de la República, entre las más comunes.

3. Proyección incorrecta del costo del bien o servicio:

Comentario

Este tema ha sido motivo de polémica en casi todos los centros de salud. ¿A quién le corresponde proyectar el costo de lo que se va a comprar? ¿a la Oficina de Compras o al interesado en la compra? El "involucramiento" del sector clínico-médico con el área administrativa ha ayudado a que ambos sectores comprendan que son responsables de generar la mejor proyección del costo. Sin el apoyo de una y otra parte es imposible trabajar como se debe. Si los interesados (sector clínico) quieren adquirir un insumo, la mayoría de las veces tienen un estimado de lo que cuesta en el mercado. En caso de desconocer que no se tenga ni idea, se pueden buscar muchos medios para atender este requisito indispensable para dar inicio a cualquier compra, ya que con base en este dato se realiza una adecuada reserva presupuestaria, con el fin de clasificar la compra de acuerdo con el monto total de la misma. La clave es la coordinación, el compromiso y la responsabilidad tanto del área médica como administrativa, cada uno en su campo. Reorganizar los recursos humanos en coordinación con el área clínica es fundamental, cada vez son mayores las responsabilidades y cada vez es más seguro trabajar en equipo. La Oficina de Adquisiciones de cada centro médico es la responsable de guiar el proceso, sin caer en el error de delegar toda la responsabilidad al área clínica. Entre ambas partes deben buscar el equilibrio de responsabilidades. Si es un producto que se compra todos los años, se pueden tener registros de los costos de la compra anterior, para así proyectar de acuerdo con las tendencias del mercado, el posible costo. Es muy importante siempre registrar o tener acceso ágil al costo de la última compra, "siempre y cuando el estudio de precios anterior haya sido realizado a conciencia". Es importante que se le haga llegar a la Jefatura clínica la orden de compra o contrato del bien o servicio, para que conozca el último costo del producto comprado. Con esta información cada Jefatura tendría el dato sin ningún problema y una referencia real del costo anterior, simplificando la tareas del estudio de precios haciéndola más eficaz y efectiva.

El todo es que los involucrados en la adquisición de bienes y servicios le den la importancia que se merece a este tema.

4. Fraccionamiento en las compras²

Comentario

Por ejemplo, un hospital con más de 60 servicios a su cargo, de los cuales todos necesitan por lo menos realizar 15 compras anuales, y cada compra consta de 6 a 9 productos cada una, se tendrían registrados un aproximado de 8000 productos para programar, lo que requiere de manera indispensable, un sistema de información que permita detectar la compra de un mismo material en diferentes servicios. A pesar de los esfuerzos que se realizan en todos los hospitales del país, aún se detectan compras de productos iguales por diferentes servicios, principalmente de materiales y suministros.

El apoyo de la Institución en cuanto al desarrollo de un sistema de información adaptado para los hospitales del país ha sido lento y parece estar cada vez más lejos de la realidad. Hay centros de salud que se han atrevido a realizar sus propios sistemas y tienen registros muy buenos, sin embargo han sido criticados. Pero mi pregunta es ¿Será ésta la única manera de desarrollarse tecnológicamente? ¿Nos quieren cortar la alas? Hasta las pulperías tienen sus propios sistemas de inventario. ¿Cómo es posible que en este siglo y en una Corporación como la Caja Costarricense de Seguro Social, no se tenga un sistema integrado de costos, compras, proveeduría, etc., que permita a las Direcciones Médicas y Administrativas tomar acciones inmediatas con datos seguros y confiables? Detectar fraccionamiento en 8000 artículos con este sistema es prácticamente imposible.

5. Administración de puertas abiertas entre area administrativa y clínica.

Comentario

Como se mencionó anteriormente la falta de compromiso del sector administrativo hacia el clínico debilita el proceso de adquisiciones, es importante desarrollar una constante comunicación entre administración activa y sector clínico, participar en los consejos o sesiones clínicas para comunicar la evolución presupuestaria, proyectos que se realizan o se van a realizar, que cada Jefatura Administrativa tenga apertura hacia las Jefaturas Clínicas permitiendo fortalecer el trabajo en equipo.

Hay otras debilidades, pero con un buen rediseño del proceso de compras la mayoría se eliminarían de manera que no cabe mencionarlas.

Con el deseo de que este breve comentario pueda fortalecer el pensamiento, compromiso y responsabilidad de los funcionarios que participan en el proceso de compras termino con un lema creado por los funcionarios de la Dirección Administrativa Financiera del Hospital México:

" Al ser concientes que, detrás de todo documento un paciente espera.

Nuestra labor será: diligente, oportuna y de calidad".

¹ Directora Administrativa Financiera, Hospital México.

² Fraccionamiento: comprar un bien o servicio varias veces al año. La Ley de Contratación Administrativa en su artículo 40.1 lo prohibe