Resumen

El estudio corresponde a una investigación descriptiva. Se desarrolla en el laboratorio de Soluciones Parenterales de la Caja Costarricense de Seguro Social, en el área de la Bodega de Materiales. La gran mayoría de los datos provienen de los administradores del Laboratorio, con el propósito de determinar, si la administración de los datos, productos de las operaciones relacionadas con materiales, es un recurso útil en el proceso de toma de decisiones.

Para tomar decisiones, los administradores requieren de información oportuna y de calidad. Si no se cuenta con un adecuado sistema de información que recolecte, procese y distribuya información podrá ocasionar que los administradores no reconozcan a tiempo la realidad o desajustes en el funcionamiento de la organización. Si se considera que la información es un factor esencial para la administración y la toma de decisiones, se puede establecer la importancia de los sistemas de información, como un factor de reducción de la incertidumbre en el proceso de toma de decisiones.

Con fundamento en lo anterior, la investigación procura establecer si la forma en que se procesan los datos relacionados con el manejo de los materiales, permite generar información apropiada que apoye las funciones de planeación de materiales, control de inventarios y evaluación del uso de los materiales. Para ello, se evaluaron las siguientes variables: Recursos Humanos, Formularios, Tratamiento de los Datos, Procedimiento y Recursos Físicos.

La evaluación de los recursos humanos implica la determinación y análisis de aspectos, tales como, estudios realizados, capacitación recibida y experiencia laboral. Los formularios se evalúan al analizar de actividades relacionadas con el manejo de los materiales, y los datos consignados en cada una de las fórmulas, reportes e informes que representan utilidad en el proceso de toma de decisiones en cuanto a la administración de los materiales. El tratamiento de los datos implica la determinación y el análisis de aspectos tales como registro, voluminosidad, presentación, oportunidad, confiabilidad, medios de almacenamiento y distribución a los encargados de tomar decisiones.

La evaluación de los procedimientos implica detectar y analizar aspectos tales como : actividades establecidas para generar datos para la producción, control y evaluación de inventarios. Los recursos físicos se evalúan mediante un inventario físico del equipo y programas de computación disponibles en el Laboratorio, para la administración de los datos relacionados con el manejo de los materiales.

Producto del análisis se obtiene una serie de conclusiones y recomendaciones. Entre ellas, se puede mencionar, la carencia de un adecuado programa de capacitación en el área de manejo y control de inventarios, situación que no garantiza un mayor aprovechamiento del potencial de los funcionarios, especialmente en aquellas tareas para el apoyo administrativo. El objetivo es fomentar la participación de los encargados de materiales, en el establecimiento de nuevos procedimientos o sistemas generadores de datos; que acompañados con la experiencia, permitan aplicar una administración efectiva, con costos menores y mayores beneficios.

En cuanto a procedimientos, el Manual de Proveedurías Hospitales y Clínicas debe recibir modificaciones, para que favorezca la estandarización y el proceso de toma de decisiones. Este manual debe contemplar pautas de control interno, pautas de procedimientos, pautas de información operativa y gerencial, pautas de intervención externa en el sistema; aspectos que no se contemplan en dicho manual. Sobre todo, en lo que se refiere a la generación, proceso y distribución de datos, ya que prácticamente queda a criterio de cada centro de trabajo, la implementación y uso de herramientas, salvo el uso específico de una serie de formularios contemplados en el mencionado manual.

En cuanto a los formularios, están orientados a satisfacer diferentes propósitos. El principal de ellos, capturar y transmitir aquellos datos que describan los hechos y operaciones relacionadas con el manejo de materiales. Como tal, constituye una rica fuente de datos, para atender consultas a nivel operativo, pero no para dar respuesta a nivel administrativo y gerencial. El hecho de contar con archivos anuales, no facilita la obtención, clasificación y presentación de datos de acuerdo con las necesidades. Según manifiestan los propios administradores, deben resolver sus necesidades de datos e información, dedicando parte de su tiempo para la obtención procesamiento y generación de datos, para responder consultas a nivel gerencial o crear datos, para la planeación y la toma de decisiones, con el agravante de que este tipo de trabajos se realiza en forma manual.

Las limitaciones en el tratamiento de los datos, limita la evaluación en el uso de los materiales, el rendimiento de los recursos y el costo de la producción. Por ello, se plantea la necesidad de utilizar recursos computacionales como una medida de ahorrar tiempo y esfuerzo en la operación de los datos.

Bajo el contexto antes señalado, se presentan limitaciones como : carencia de una cultura informática, desarrollo de programas formales de computación y personal capacitado en la utilización de estos recursos. De aquí, la importancia para el Laboratorio de planificar la formación de los recursos humanos y la adquisición de los recursos computacionales, con el fin primordial de mejorar el tratamiento de los datos, en apoyo a la toma de decisiones, y como una solución al manejo racional y eficiencia de los recursos.

En un aparte, al final del trabajo se presenta un modelo o propuesta de diseño conceptual del sistema de información a automatizar, para la administración de materiales en el Laboratorio de Soluciones Parenterales de la Caja.