Resumen

El objetivo de este trabajo se centra en el diseño de una metodología para evaluar la calidad en la prestación de la dispensación de medicamentos mediante el Sistema de Distribución de Medicamentos por Dosis Unitaria para 24 horas en la Farmacia del Hospital San Juan de Dios.

La metodología incluye la propuesta de estándares e indicadores de calidad, el diseño de instrumentos y la validación de esta en una muestra.

El estudio es de tipo transversal y se realiza con 608 camas de la sección de medicina, cirugía y unidad de cuidados intensivos. Se selecciona una muestra aleatoria, estratificada y con selección sistemática de elementos de 96 camas, (67 de cirugía (70.8%) y 26 de medicina (26.5%).

El límite de confianza es de 90% y con un margen de error de 10 %. La metodología consistió en determinar el grado de acierto en cuanto a los procedimientos involucrados en el sistema de distribución de medicamentos en el área de la farmacia.

Se evalúa la transcripción de los datos generales del paciente al perfil en 69 ordenes médicas, obteniéndose un nivel de calidad global de «bueno»; la transcripción de medicamentos se realiza sobre 209 recetas, obteniéndose un 95% de acierto para un nivel de calidad «muy bueno» para los indicadores comunes.

En cuanto a la preparación de los medicamentos en el carro de medicación, el nivel alcanzado en el acopio de 190 de ellos fue de un 92 % de acierto, correspondiente a un nivel de calidad «muy bueno». Con respecto del tiempo de dispensación, durante el periodo de este estudio el 74 % de los fármacos se dispensó con un tiempo menor a 2.5 horas. El grado de cumplimiento en el horario establecido para la entrega del carro de medicación a enfermería logró un 73%, correspondiente a rangos de calidad de «bueno»a "excelente".

La presente metodología permitió el establecimiento de estándares e indicadores para obtener un diagnóstico situacional del sistema de distribución de medicamentos, además de identificar sus fortalezas y sus debilidades.

Palabras claves:

Control de calidad, evaluación de servicios farmacéuticos, sistema de distribución de medicamentos por dosis unitaria para 24 horas.
 

Introducción

La dispensación de los medicamentos a los pacientes hospitalizados es una de las principales actividades que se realizan en las farmacias de hospital.

El sistema de distribución de medicamentos por dosis unitaria para 24 horas, nació en los Estados Unidos en los años 60 y revolucionó la prestación de los servicios farmacéuticos a pacientes hospitalizados por las ventajas que posee sobre los sistemas tradicionales de distribución.

Este sistema ha sido implementado en muchos países, entre los que se encuentra Costa Rica. En cada país y en cada hospital éste se suele adaptar a los recursos y a las características del medio. Por esta razón, se dan diversas modalidades desde el punto de vista operativo, pero en todos se mantienen los mismos objetivos que le dieron origen: mayor control, seguridad, oportunidad y economía en la distribución de los medicamentos a pacientes hospitalizados.

En Costa Rica, este sistema se ha implementado en casi todos los hospitales nacionales y en algunos regionales. En el Hospital San Juan de Dios se logró la cobertura total de los pacientes hospitalizados a inicios de 1995, contando para ello, con una farmacia central y tres farmacias satélites. Se dispensa medicamentos para 688 camas a cargo de personal farmacéutico y auxiliares de farmacia que rota mensualmente por dichas farmacias.

Dicho sistema reviste características especiales con respecto de otros centros hospitalarios, la transcripción de los medicamentos al perfil farmacoterapeútico es realizada por farmacéuticos o estudiantes de farmacia, el acopio de medicamentos lo realiza el personal auxiliar. La entrega del carro de medicación a enfermería es efectuada en un horario preestablecido, en donde un farmacéutico y enfermero revisan las indicaciones de los medicamentos anotadas en el cardex de enfermería versus las indicaciones de las recetas transcritas al perfil.

La revisión inicial y final de recetas que ingresan posterior a la entrega del carro la realizan los farmacéuticos.

Aprovechando la ampliación del sistema al total de encamados, se plantea una evaluación de algunos de los procesos de dispensación, con el objetivo de diseñar una metodología que permita un mejoramiento continuo de dicho sistema.

Se evalúa en esta investigación la transcripción de la receta médica al perfil terapéutico, la preparación de los medicamentos en el carro de medicación, proceso que realizan los auxiliares de farmacia, y el tiempo de entrega de los medicamentos al personal de enfermería.

La metodología empleada, consiste en determinar en una muestra el número de aciertos para una serie de indicadores, propuestos para cada uno de los procesos por estudiar; los resultados se expresan en porcentaje y éstos se comparan con los estándares máximos de calidad propuestos para esta investigación, a fin de obtener los perfiles de calidad, para cada una de las variables estudiadas.

Materiales y métodos:

Para el diseño de la metodología se partió de los objetivos y principios del SDMDU-24 horas (ASHP, 1980), así como de los elementos de apoyo de un sistema de calidad según INCOTEC ISO-10004 (Montero, 1994).

La recolección de datos se efectúa empleando los perfiles, recetas y los cajetines de medicamentos de las camas que integran la muestra. La evaluación consiste, en observar cómo se llevan a cabo los procedimientos y en adjudicar un punto si éstos se hicieron en la forma establecida, según el Manual de Normas y Procedimientos del SDMDU 24 horas del Servicio.

Se considera una cierto, si el procedimiento se hizo en forma correcta, si se hizo en forma parcial o si se omite no se considera acierto y se otorga un cero. Tanto la evaluación de la transcripción, como de la preparación de los medicamentos en el carro de medicación se califican por este método. La evaluación del tiempo de dispensación, se divide en dos partes, el tiempo de dispensación de los medicamentos solicitados posterior a la hora de entrega del carro y el grado de cumplimiento de entrega del carro a enfermería en el horario establecido. La primera parte se realiza tomando en cuenta la hora de ingreso de las recetas a la farmacia y la hora de revisión final del medicamento; si la receta consta de varios medicamentos, se considera cada medicamento individualmente como un despacho.

El cumplimiento en la entrega del carro de medicación a enfermería, se efectúa mediante observación del tiempo de llegada a cada sala de hospitalización; se hacen tres observaciones por sala.

Los estándares de calidad propuestos para las variables transcripción de recetas al perfil farmacoterapeútico y preparación de medicamentos en los carros de medicación son:

    Calidad excelente......................100% de aciertos
    Calidad muy buena................... 91-99 % de aciertos
    Calidad buena........................... 81-90 % de aciertos
    Calidad regular.......................... 71-80 % de aciertos
    Calidad inaceptable.................. menor o igual al 70% de aciertos.

El tiempo de dispensación de medicamentos:

    Excelente.................................. menos de 60 minutos
    Muy bueno................................ de 61 a 120 minutos
    Bueno....................................... de 121 a 150 minutos
    Regular..................................... 151 a 180 minutos
    Deficiente................................. de 181 a 300 minutos
    Inaceptable............................... más de 301 minutos

Tiempo de dispensación de carros de medicación:

    Excelente................................. entrega a la hora establecida
    Bueno...................................... de 1 a 10 minutos antes o después de la hora establecida
    Regular.................................... de 11 a 20 minutos antes o después de la hora establecida
    Inaceptable.............................. más de 21 minutos antes o después de la hora establecida.
 
 

Asignación de puntaje:

Los indicadores de cada variable se analizaron por niveles, según su naturaleza; los puntajes asignados varían de acuerdo con este factor.

Para evaluar la transcripción de los datos del paciente al perfil, se asignaron 16.66 puntos a cada uno de los siguientes indicadores: nombre completo del paciente, número de expediente, edad, peso, diagnóstico (s), sala de hospitalización, cama, puntaje total cien. Para evaluar la transcripción de los medicamentos propiamente dicha, se califican con 25 puntos los indicadores comunes a todos los fármacos, a saber, nombre genérico, concentración indicada, frecuencia de administración y vía de administración, (puntaje total: 100)

Existen otros indicadores que no son comunes a todos los medicamentos, a los cuales se les asignaron 100 puntos, ellos son: registro de controles especiales, suspención de tratamiento, registro de medicamentos de botiquín, equivalencia de dosis, no repetición de tratamiento.

La identificación del cajetín, se califica con dos indicadores con un valor de 50 puntos cada uno: nombre completo del paciente y número de cama, puntaje total 100 puntos.

Se calificaron conjuntamente los indicadores comunes a todos los medicamentos y se les otorga 20 puntos a cada uno, de ellos son: principio activo indicado, forma farmacéutica y cantidad indicada, prepara todos los medicamentos indicados, (total: 100 puntos). Los otros indicadores que no son comunes, se calificaron con 100 puntos cada uno: equivalencia de dosis, empaque apropiado, identificación del medicamento. Los cálculos del puntaje total de los indicadores mencionados anteriormente se hizo por "regla de tres", tomando en cuenta el total de observaciones para cada indicador. Ejemplo: para el indicador "edad del paciente", se realizaron 39 observaciones, de las cuales se registraron 23 aciertos, el puntaje obtenido es de 9.8 el cual se redondeó a 10.

Resultados y discusión

De las 93 camas de la muestra, a 69 se les dispensó medicación. Los resultados de la evaluación de la transcripción de datos generales del paciente, se muestra en el gráfico N° 1. Cabe destacar, que la evaluación del indicador "peso del paciente" no pudo realizarse, dado que en el cien por ciento de las recetas este dato no fue registrado.

En la tabla N° 1 se muestran los porcentajes de acierto en cuanto a la transcripción de 209 medicamentos. Se evaluaron dos grupos: los indicadores que son comunes a todos los medicamentos y los calificados independientemente. Los primeros obtuvieron un buen nivel de calidad (entre 84-100% de acierto), correspondiente a niveles de calidad "muy bueno" a "excelente". Los indicadores más críticos fueron la anotación de controles especiales, la anotación de medicamentos de botiquín y la equivalencia de dosis.
 

Los resultados obtenidos en la preparación de medicamentos en el carro de medicación, se muestran en el gráfico N°2 y corresponden a la revisión de medicamentos. En este proceso se obtuvieron los mayores porcentajes de acierto, a excepción del indicador "identificación del medicamento", que en todos los casos analizados correspondió a la Aspirina de 100 mg, la cual no viene en presentación de unidosis y al fraccionarse pierde su identificación. También la "identificación del cajetín", mostró ser un indicador crítico, obteniendo un bajo nivel de calidad, debido a que existen diversidad de formas de identificar el cajetín, ya sea con el nombre y un apellido o con los dos apellidos solamente, o no se rotula.

Cabe destacar que los medicamentos dispensados en el carro de medicación son revisados por farmacéuticos diariamente, de manera que los errores aquí evidenciados corresponden a medidas correctivas realizadas, más que a errores propiamente dichos, ya que los mismos no han llegado a producirse por el oportuno control en la sala en el momento de la entrega del carro.

El tercer proceso estudiado fue el tiempo de dispensación de los medicamentos u oportunidad de contar con los medicamentos en el momento preciso de su administración. Se estudiaron 279 medicamentos dispensados, de los cuales únicamente 165 poseían los datos necesarios para el estudio. La distribución porcentual del tiempo de dispensación favoreció los niveles de calidad "excelente" (un 30% de los medicamentos con un tiempo menor a sesenta minutos), "muy bueno" (35% de 61 a 120 minutos), los restantes obtuvieron un 10% con nivel "bueno"; sin embargo, llama la atención que un 17% se encuentra en el nivel de calidad de "deficiente" (de 3 a 5 horas); ningún caso con tiempos superiores a 5 horas.
 

En cuanto al cumplimiento en la entrega del carro a la hora establecida, se muestra en el gráfico N° 3, que el 72% de las entregas se efectúa con un tiempo de 1 a 10 minutos antes o después de la hora establecida.

La metodología empleada permitió diseñar los perfiles de calidad de los procesos o variables de estudio, lo cual facilitó el análisis numérico y gráfico del proceso de dispensación mediante el sistema de distribución de medicamentos por dosis unitarias para 24 horas.

La evaluación de la calidad revela las fortalezas y debilidades del sistema, lo cual permite difundir, promover y generalizar los aciertos y adoptar las acciones correctivas pertinentes.

Es recomendable establecer un programa de educación en servicio que motive, instruya e informe los procedimientos correctos de los diversos procesos de trabajo en el SDMDU 24 horas, con el fin de promover un mejoramiento continuo, una cultura de calidad y elevar el nivel de calidad en la prestación de este servicio farmacéutico.
 

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1.    Farmacéutica Hospital San Juan de Dios.
2.    Farmacéutica Hospital San Juan de Dios.